İK süreçlerini dijitalleştirmeden önce hangi sorular sorulmalı?
İzin, belge ve personel kayıtlarında teknoloji seçimine geçmeden önce mevcut iş akışını ve sorumlulukları görünür hale getirin.
Bu yazıda neler var?
Yazının öne çıkanları
- Mevcut iş akışını görünür hale getirin.
- Veri tekrarlarını ve eksikleri belirleyin.
- Yetkileri gerçek senaryolarla kontrol edin.
- Pilot kapsamını ve destek sorumlusunu tanımlayın.
Mevcut akışı basitçe çizin
Bir izin talebinin kimden çıktığını, kim tarafından değerlendirildiğini ve sonucun nereye kaydedildiğini düşünün. Aynı yöntem personel evrakı, bilgi güncelleme veya diğer talepler için de kullanılabilir. Sürecin gerçek hali ile yazılı prosedür arasında farklar bulunabilir.
Dijitalleştirme öncesinde bu farkları konuşmak, gereksiz adımların yeni sisteme taşınmasını önleyebilir. Her onayın veya veri alanının hangi ihtiyaca karşılık geldiği sorgulanmalıdır.
Veri kalitesini değerlendirin
Aynı çalışana ait bilgilerin birden fazla yerde farklı tutulması, yeni sisteme geçişte çözülmesi gereken bir konudur. Hangi kaydın esas alınacağı ve eksik bilgilerin nasıl tamamlanacağı belirlenmelidir.
Her veri alanını toplamak yerine işin gerektirdiği bilgiler seçilmelidir. Erişim, saklama ve paylaşım kuralları kurumun ilgili sorumlularıyla birlikte tanımlanmalıdır.
Yetkileri ve kullanım senaryolarını tanımlayın
Çalışanın, yöneticinin ve insan kaynaklarının görebileceği bilgiler aynı olmayabilir. Rol bazlı erişim ihtiyaçları gerçek kullanım senaryolarıyla kontrol edilmelidir. Sadece ekran görüntüsüne bakarak kapsamın yeterli olduğuna karar verilmemelidir.
Demo veya pilot uygulamada bir talebin başlangıcından tamamlanmasına kadar tüm adımları deneyin. Bildirim, onay, geri gönderme ve kayıt geçmişi gibi ayrıntıları da değerlendirin.
Küçük bir kapsamla başlayıp öğrenin
İlk uygulamanın kapsamını, başarı ölçütünü ve destek sorumlusunu belirleyin. Kullanıcıların nerede zorlandığı ve hangi adımların açıklama gerektirdiği takip edilebilir. Sonraki adımlar bu gözlemlerle planlanmalıdır.
Dijitalleşme, yalnızca yazılım kurulumu değildir. Süreç açıklığı, veri düzeni, yetki yönetimi ve kullanıcı desteği birlikte ele alınmalıdır. Bu yazı belirli bir ürünün yeni sürüm veya lansman duyurusu değildir.
Kaynak ve yayın bilgisi
Bu rehber, Seaacademyik Hizmetleri için hazırlanmıştır. Belirtilen şirket hizmetleri hakkında güncel kapsamı ilgili sayfadan kontrol edebilirsiniz.
Bir düzeltme bildirmek için info@seaacademyik.com adresine yazabilirsiniz.
