Çalışan davranış kuralları, işyerinde kabul edilen ve edilmeyen davranışları açık biçimde tanımlar. Belgenin yalnızca yasaklardan oluşması yerine çalışanların günlük kararlarında kullanabileceği örnekler içermesi gerekir.
Saygılı iletişimi tanımlayın
Hakaret, tehdit, aşağılama, ayrımcılık ve dışlayıcı davranışlara izin verilmediği açıkça belirtilmelidir.
Gizlilik sorumluluğunu açıklayın
Müşteri, çalışan, ücret, üretim ve şirket bilgilerinin nasıl korunacağı yazılmalıdır.
Çıkar çatışmasını düzenleyin
Çalışanın kişisel ilişkisi veya ekonomik çıkarının şirket kararlarını etkileyebileceği durumlarda bildirim yöntemi oluşturulmalıdır.
Şirket varlıklarının kullanımını belirleyin
Araç, telefon, bilgisayar, malzeme ve sistemlerin hangi amaçlarla kullanılabileceği açıklanmalıdır.
Hediye ve ağırlama kuralları oluşturun
Tedarikçi veya müşterilerden alınabilecek hediyelerin sınırları belirlenmelidir.
Sosyal medya kullanımını açıklayın
Çalışanın şirket adına konuşması, gizli bilgi paylaşması veya iş arkadaşlarını izinsiz görüntülemesi düzenlenmelidir.
İhlal bildirim kanalını gösterin
Çalışanlar etik sorunları güvenli biçimde bildirebilmelidir.
Kuralları tüm çalışanlara eşit uygulayın
Yönetici veya kıdemli çalışanlar için farklı uygulama güveni azaltır.
Gerçek örneklerle eğitim verin
Politikanın günlük iş durumlarında nasıl uygulanacağı örnek olaylarla anlatılmalıdır.
Politikanın kapsamını açıkça belirleyin
Davranış kuralları yalnızca tam zamanlı çalışanları değil; yöneticileri, stajyerleri, geçici personeli, danışmanları, taşeron çalışanları ve şirket adına hareket eden diğer kişileri de kapsayabilir. Politikanın işyeri, müşteri sahası, iş seyahati, çevrim içi toplantı, şirket etkinliği ve kurumsal iletişim kanallarında geçerli olduğu açıkça yazılmalıdır.
Değerler ile kuralları ilişkilendirin
Belgede yalnızca yasaklar sıralanırsa çalışanlar politikanın amacını anlamakta zorlanabilir. Saygı, dürüstlük, güvenlik, gizlilik, eşitlik, sorumluluk ve müşteri odaklılık gibi kurumsal değerlerin günlük davranışlara nasıl yansıdığı açıklanmalıdır.
Kabul edilen ve edilmeyen davranışlara örnek verin
| Konu | Beklenen davranış | Kabul edilmeyen davranış |
|---|---|---|
| İletişim | Saygılı, açık ve işle ilgili iletişim | Hakaret, küçümseme, tehdit veya bağırma |
| Gizlilik | Bilgiyi yalnızca yetkili kişilerle paylaşma | Ücret, müşteri veya çalışan verisini izinsiz yayma |
| Şirket kaynakları | Kaynakları iş amacıyla ve özenle kullanma | Malzeme, araç veya sistemi kişisel çıkar için kullanma |
| Çıkar çatışması | Olası çatışmayı yönetime bildirme | Kişisel ilişkiyi şirket kararında gizlice kullanma |
Ayrımcılık ve taciz yasağını somutlaştırın
Politika, fiziksel veya sözlü taciz, cinsel taciz, dışlama, alay, tehdit, istenmeyen temas, aşağılayıcı şaka ve sistematik yıldırma davranışlarını açıkça kapsamalıdır. Şikâyetin nasıl bildirileceği ve misillemeye izin verilmeyeceği belirtilmelidir.
Yönetici sorumluluğunu ayrıca yazın
Yöneticiler yalnızca kendi davranışlarından değil, ekiplerinde fark ettikleri ciddi ihlalleri görmezden gelmemekten de sorumludur. Yöneticinin çalışanı herkesin içinde küçük düşürmesi, kuralları keyfî uygulaması veya belirli çalışanları kayırması politika ihlali olarak değerlendirilmelidir.
Gizli bilgi türlerini sınıflandırın
- Çalışan özlük ve ücret bilgileri,
- Müşteri sözleşmeleri ve fiyatlar,
- Üretim yöntemleri ve teknik çizimler,
- Finansal raporlar ve banka bilgileri,
- Şifreler ve sistem erişimleri,
- Henüz açıklanmamış şirket kararları.
Çıkar çatışması bildirim formu oluşturun
Çalışanın yakın akrabasının tedarikçi olması, rakip firmada ek iş yapması, şirket kararından kişisel kazanç elde etmesi veya işe alım sürecindeki adayla yakın ilişkisi bulunması gibi durumlar için şeffaf bildirim kanalı kurulmalıdır.
Hediye ve ağırlama sınırlarını ölçülebilir hâle getirin
Hangi değerin üzerindeki hediyelerin kabul edilemeyeceği, nakit veya nakit benzeri hediyelerin yasak olup olmadığı, yemek ve davetlerin hangi koşullarda kabul edilebileceği açıklanmalıdır. Tereddüt hâlinde kime danışılacağı belirtilmelidir.
Sosyal medya davranışlarını örneklerle açıklayın
Çalışanın şirket adına yetkisiz açıklama yapması, iş arkadaşlarını izinsiz görüntülemesi, müşteri sahasından fotoğraf paylaşması veya gizli iş bilgisini yayımlaması yasaklanabilir. Kişisel görüş ile şirket görüşünün ayrılması gerektiği anlatılmalıdır.
Şirket varlıklarının kullanım sınırlarını belirleyin
Telefon, araç, bilgisayar, e-posta, internet, yazılım, üretim malzemesi ve iş kıyafetlerinin kullanım kuralları ayrı ayrı yazılmalıdır. Küçük ve makul kişisel kullanım ile suistimal arasındaki sınır açık olmalıdır.
İhlal bildiriminde gizlilik ve misilleme yasağı sağlayın
Çalışanlar etik sorunları yönetici, insan kaynakları, etik hattı veya güvenli dijital kanal üzerinden bildirebilmelidir. İyi niyetli bildirim nedeniyle çalışanı dışlama, vardiyasını değiştirme veya performans baskısı uygulama kabul edilmemelidir.
İnceleme sürecini tarafsız yürütün
Her ihbar otomatik olarak doğru kabul edilmemeli; taraflar dinlenmeli, kayıtlar incelenmeli ve karar somut bulgulara dayanmalıdır. İnceleme yapan kişinin çıkar çatışması bulunmamalıdır.
Yaptırım seviyelerini önceden tanımlayın
İhlalin ağırlığı, tekrarı, kasıt durumu, oluşturduğu zarar ve çalışanın önceki kayıtları dikkate alınabilir. Benzer olaylarda benzer yaklaşım uygulanmalıdır.
Politika yayılım planı hazırlayın
- Politika tüm çalışanlara erişilebilir mi?
- Yeni çalışan oryantasyonunda anlatılıyor mu?
- Yöneticilere ayrıca eğitim veriliyor mu?
- Gerçek örnek olaylar kullanılıyor mu?
- Bildirim kanalları görünür mü?
- Güncellemeler çalışanlara duyuruluyor mu?
- Kurallar unvandan bağımsız uygulanıyor mu?
Sonuç
Çalışan davranış kuralları politikası, yalnızca disiplin işlemlerinde kullanılan bir belge olmamalıdır. Açık kapsam, gerçek örnekler, gizlilik, çıkar çatışması, sosyal medya, şirket kaynakları, ihlal bildirimi, tarafsız inceleme ve eşit uygulama birlikte ele alındığında politika günlük kararları yönlendiren güvenilir bir rehbere dönüşür.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin