Acil Durum İletişim Bilgileri, işletmelerde çoğu zaman yalnızca günlük ihtiyaç ortaya çıktığında ele alınan bir konu gibi görünse de düzenli ve yazılı bir sistem kurulmadığında operasyonel karışıklık, kayıt eksikliği ve çalışan memnuniyetsizliği oluşturabilir.
Sağlıklı bir acil durum i̇letişim bilgileri sistemi; sorumlulukların belirlenmesini, bilgilerin güncel tutulmasını, yetkilerin sınırlandırılmasını, istisnaların kayıt altına alınmasını ve sonuçların düzenli ölçülmesini gerektirir.
Aşağıdaki rehber, uygulamayı başlangıçtan düzenli denetime kadar adım adım yapılandırmak için hazırlanmıştır.
Sistemin Amacını Açıklayın
Bilgilerin yalnızca iş kazası, sağlık sorunu, çalışana ulaşılamaması veya benzeri ciddi durumlarda kullanılacağı çalışana açıkça anlatılmalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Asgari Veri İlkesini Uygulayın
Ad, yakınlık derecesi, telefon numarası ve alternatif iletişim bilgisi çoğu durumda yeterlidir. Gereksiz kimlik, adres veya özel hayat bilgileri toplanmamalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Standart Form Hazırlayın
Her çalışan için aynı alanları içeren imzalı veya dijital bir form kullanılmalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
İkinci İletişim Kişisini Değerlendirin
İlk kişiye ulaşılamaması ihtimaline karşı isteğe bağlı ikinci kişi kaydı alınabilir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Yıllık Güncelleme Takvimi Kurun
Telefon ve yakınlık bilgileri değişebileceğinden yılda en az bir kez doğrulama yapılmalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Acil Kullanım Yetkilerini Belirleyin
Kimin hangi durumda kayda erişeceği ve aramayı kimin yapacağı önceden tanımlanmalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Arama Prosedürü Oluşturun
Arama sırasında paylaşılacak bilgi sınırlı tutulmalı, doğrulanmamış veya hassas ayrıntılar aktarılmamalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Vardiya ve Saha Erişimini Planlayın
Gece vardiyası ve saha ekipleri için yetkili kişilerin güncel kayda güvenli erişimi sağlanmalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Kayıt Güvenliğini Sağlayın
Dijital ve fiziksel kayıtlar yetkisiz erişime kapalı tutulmalı, erişim logları izlenmelidir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
İşten Ayrılma Sonrası Süreci Belirleyin
Kayıtların saklama gerekliliği gözden geçirilmeli ve gereksiz bilgiler güvenli biçimde silinmelidir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Tatbikat ve Doğrulama Yapın
Acil durum iletişim zinciri masa başı tatbikatlarla test edilebilir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Kontrol Listesi
Acil Durum İletişim Bilgileri uygulamasının sürdürülebilir olması için yalnızca ilk kurulum değil, düzenli kontrol ve güncelleme de gerekir.
- Amaç açık mı?
- form standart mı?
- kayıt güncel mi?
- erişim sınırlı mı?
- arama prosedürü var mı?
- ayrılan çalışan kayıtları kapatılıyor mu?
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin