İş teklifinin hazırlanması ile adaya gönderilmesi arasında uzun süre geçmesi, uygun adayın başka şirkete yönelmesine neden olabilir. Hızlı olmak kadar teklifin doğru ücret ve koşullarla hazırlanması da önemlidir.
Onay adımlarını belirleyin
İnsan kaynakları, bölüm yöneticisi, bütçe sahibi ve üst yönetim onayları pozisyon seviyesine göre tanımlanmalıdır.
Ücret aralığını önceden onaylayın
İşe alım başlamadan önce minimum ve maksimum teklif aralığı belirlenmelidir.
Teklif bileşenlerini standartlaştırın
Ücret, prim, yan hak, çalışma yeri, vardiya ve işe başlama tarihi tek formda gösterilmelidir.
Yetki limitleri oluşturun
Belirli ücret aralığındaki teklifler için daha kısa onay süreci uygulanabilir.
Onay gecikmelerini görünür yapın
Teklifin kimde ve kaç gündür beklediği sistem üzerinden takip edilmelidir.
Aday beklentisini doğrulayın
Onay sürecinden önce adayın güncel ücret ve işe başlama beklentisi yeniden kontrol edilmelidir.
Teklif sürümünü kontrol edin
Eski ücret veya yanlış pozisyon bilgilerinin adaya gönderilmesi önlenmelidir.
Teklif sonucunu kaydedin
Kabul, ret, karşı teklif ve yanıtsız durumlar raporlanmalıdır.
Teklif sürecini işe alım talebiyle başlatın
İş teklifi aşamasında kadro, ücret veya bütçe ilk kez tartışılmamalıdır. Pozisyon açılırken kadro ihtiyacı, bütçe, çalışma yeri, yan haklar ve onay yetkilileri belirlenmelidir.
Pozisyon seviyesine göre onay matrisi oluşturun
| Pozisyon seviyesi | Ücret onayı | Kadro onayı | Son onay |
|---|---|---|---|
| Operasyonel pozisyon | İK ve bölüm yöneticisi | Bütçe sahibi | Tanımlı yetkili |
| Uzman | İK yöneticisi | Bölüm yöneticisi | Direktör |
| Yönetici | İK direktörü | Üst yönetim | Genel müdür |
Ücret bandını işe alım başlamadan kesinleştirin
Minimum, hedef ve maksimum teklif tutarı belirlenmelidir. Maksimum sınırın aşılması hâlinde hangi ek onayın gerektiği yazılmalıdır.
Toplam teklif paketini tanımlayın
- Aylık brüt veya net ücret,
- Prim ve ikramiye,
- Yemek ve servis,
- Özel sağlık veya diğer yan haklar,
- Çalışma yeri ve vardiya,
- Deneme süresi,
- İşe başlama tarihi,
- Teklif geçerlilik süresi.
Aday beklentisini son kez doğrulayın
Adayın ücret beklentisi, başka süreçleri, ihbar süresi ve işe başlama tarihi teklif hazırlanmadan önce teyit edilmelidir. Haftalar önce alınan bilgi güncelliğini kaybetmiş olabilir.
Teklif talep formu kullanın
İnsan kaynakları, aday adı, pozisyon, mevcut ücret, beklenti, önerilen ücret, band içindeki konum, yan haklar, işe başlama tarihi ve istisna gerekçesini tek formda sunmalıdır.
Yetki limitleriyle hızlı onay sağlayın
Onaylı bant içinde kalan teklifler için daha kısa akış; bant dışı veya istisnai teklifler için genişletilmiş akış uygulanabilir.
Hizmet süresi hedefleri belirleyin
Her onay seviyesinin yanıt süresi tanımlanmalıdır. Örneğin bölüm yöneticisi bir iş günü, bütçe sahibi bir iş günü içinde yanıt vermelidir. Geciken onaylar sistemde görünür olmalıdır.
Vekâlet sistemini kurun
Onay yetkilisi izinli veya erişilemez olduğunda teklif haftalarca beklememelidir. Vekil ve yetki sınırı önceden tanımlanmalıdır.
Teklif sürüm kontrolü yapın
Adaya gönderilen belgenin son onaylı sürüm olduğu, ücret ve pozisyon bilgilerinin değişmediği, eski şablon kullanılmadığı kontrol edilmelidir.
Sözlü ve yazılı teklif akışını belirleyin
Önce telefonla teklif özeti paylaşılabilir; adayın olumlu yaklaşımı alındıktan sonra yazılı teklif gönderilebilir. Sözlü açıklama ile yazılı metin arasında fark olmamalıdır.
Karşı teklif sürecini yönetin
Aday daha yüksek ücret veya farklı yan hak istediğinde ilk teklif üzerinde kontrolsüz değişiklik yapılmamalıdır. Yeni talep bant ve bütçe açısından tekrar değerlendirilmelidir.
Teklif ret nedenlerini sınıflandırın
- Ücret yetersizliği,
- Başka teklif kabulü,
- Lokasyon veya servis,
- Vardiya uyumsuzluğu,
- Yan hak beklentisi,
- İşe başlama tarihi,
- Mevcut işverenin karşı teklifi.
Teklif süreci göstergeleri
- Ortalama onay süresi,
- Teklif kabul oranı,
- Bant dışı teklif oranı,
- Karşı teklif oranı,
- Onay gecikmesi nedeniyle kaybedilen aday sayısı,
- Tekliften işe başlangıca geçen süre.
Teklif onay kontrol listesi
- Kadro onayı mevcut mu?
- Ücret bandı onaylı mı?
- Aday beklentisi güncel mi?
- Yan haklar doğru mu?
- İşe başlama tarihi teyit edildi mi?
- Gerekli tüm onaylar tamamlandı mı?
- Son sürüm teklif belgesi kullanılıyor mu?
- Teklif geçerlilik tarihi açık mı?
Sonuç
İş teklifi onay akışı; kadro ve bütçenin önceden onaylanması, ücret bandı, yetki matrisi, hizmet süresi hedefi, sürüm kontrolü ve aday beklentisinin güncellenmesiyle hızlandırılabilir. Kontrolsüz hız yerine standartlaştırılmış hızlı karar sistemi kurulmalıdır.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin