İşe alım süreçlerinde yalnızca kaç kişinin işe başladığını takip etmek, sürecin hangi aşamasında sorun yaşandığını anlamak için yeterli değildir. Başvuru sayısı yüksek olabilir ancak uygun aday oranı düşük kalabilir. Çok sayıda mülakat yapılmasına rağmen teklif kabul oranı istenen seviyeye ulaşmayabilir. İşe başlayan çalışanlar kısa sürede ayrılıyorsa işe alım tamamlanmış görünse bile süreç gerçekte başarılı değildir.
İşe alım KPI dashboard sistemi; ilan, aday, mülakat, teklif, işe giriş ve erken dönem çalışan devamlılığı verilerini tek bir yönetim ekranında bir araya getirir. Böylece insan kaynakları ekipleri hangi pozisyonlarda gecikme yaşandığını, hangi ilan kanalının daha kaliteli aday getirdiğini ve hangi yöneticinin değerlendirme sürecinin yavaş ilerlediğini görebilir.
İşe alım dashboard sisteminin amacı nedir?
Dashboard yalnızca renkli grafiklerden oluşan bir rapor ekranı değildir. Asıl amaç, işe alım kararlarını tahmin ve kişisel yorum yerine ölçülebilir verilere dayandırmaktır.
İyi hazırlanmış bir işe alım dashboard sistemi şu sorulara hızlı cevap vermelidir:
- Kaç açık pozisyon bulunuyor?
- Hangi pozisyonlar hedef süreden uzun zamandır açık?
- Her pozisyona kaç aday başvurdu?
- Başvuruların kaçı temel şartları karşılıyor?
- Kaç aday görüşmeye davet edildi?
- Kaç aday görüşmeye katılmadı?
- Kaç adaya teklif verildi?
- Tekliflerin kaçı kabul edildi?
- İşe başlayanların kaçı ilk 30, 60 veya 90 gün içinde ayrıldı?
- Hangi işe alım kanalı daha başarılı sonuç verdi?
Açık pozisyon sayısını takip edin
Dashboard üzerinde aktif açık pozisyon sayısı bölüm, lokasyon, görev seviyesi ve işe alım sorumlusu bazında gösterilmelidir. Yalnızca toplam sayı kullanıldığında hangi bölümde yoğun ihtiyaç bulunduğu anlaşılamaz.
Açık pozisyonlar şu durumlarla sınıflandırılabilir:
- Yeni açıldı
- Aday arama aşamasında
- Ön eleme aşamasında
- Mülakat aşamasında
- Teklif aşamasında
- İşe giriş bekleniyor
- Durduruldu
- İptal edildi
Bu sınıflandırma sayesinde bir pozisyonun yalnızca açık olduğu değil, sürecin hangi aşamasında beklediği de görülebilir.
İşe alım süresini doğru hesaplayın
İşe alım süresi, pozisyon talebinin onaylandığı tarihten adayın işe başladığı tarihe kadar geçen toplam süre olarak hesaplanabilir. Ancak şirket içinde farklı başlangıç ve bitiş tanımları kullanılabilir. Bu nedenle KPI hesaplama yöntemi yazılı hâle getirilmelidir.
Örneğin aşağıdaki iki ölçüm ayrı ayrı takip edilebilir:
- Pozisyon kapatma süresi: Kadro talebi ile teklif kabulü arasındaki süre.
- İşe başlatma süresi: Kadro talebi ile çalışanın fiilen işe başladığı tarih arasındaki süre.
İhbar süresi bulunan adaylarda teklif kabulü ile işe başlama arasında uzun süre olabilir. Bu farkın işe alım ekibinin performansından kaynaklanmadığı dashboard üzerinde ayrıca gösterilmelidir.
Başvuru sayısını tek başına başarı kabul etmeyin
Bir ilana yüzlerce başvuru gelmesi her zaman olumlu sonuç değildir. İlan metni belirsiz veya hedefleme yanlış olduğunda çok sayıda uygunsuz aday başvurabilir. Bu nedenle toplam başvuru sayısı ile uygun başvuru sayısı birlikte ölçülmelidir.
Aşağıdaki oran kullanılabilir:
Uygun aday oranı = Temel şartları karşılayan aday sayısı / Toplam başvuru sayısı × 100
Uygun aday oranı düşükse şu konular incelenmelidir:
- İlan başlığı doğru mu?
- Çalışma lokasyonu açıkça yazılmış mı?
- Vardiya ve servis bilgisi paylaşılmış mı?
- Deneyim şartı gereğinden fazla mı?
- İlan yanlış aday kitlesine mi gösteriliyor?
- Ücret ve yan haklar piyasanın gerisinde mi?
Aday dönüşüm oranlarını aşama bazında ölçün
İşe alım hunisi, adayların başvurudan işe başlangıca kadar hangi aşamalardan geçtiğini gösterir. Her aşama arasındaki dönüşüm oranı ayrı ayrı incelenmelidir.
Örnek aşamalar şunlardır:
- Başvuru
- Ön elemeden geçen aday
- Telefon görüşmesi
- Yüz yüze veya çevrim içi mülakat
- Teknik değerlendirme
- Referans kontrolü
- Teklif
- Teklif kabulü
- İşe başlangıç
Örneğin çok sayıda aday görüşmeye davet edilmesine rağmen az sayıda teklif veriliyorsa ön eleme kriterleri yetersiz olabilir. Çok sayıda teklif verilmesine rağmen kabul oranı düşükse ücret, yan hak, lokasyon veya süreç hızı yeniden değerlendirilmelidir.
Mülakata katılmama oranını gösterin
Adayın randevuya katılmaması işe alım ekibinin ve yöneticilerin zaman kaybetmesine neden olur. Dashboard üzerinde pozisyon ve aday kaynağı bazında mülakata katılmama oranı takip edilmelidir.
Mülakata katılmama oranı = Görüşmeye gelmeyen aday sayısı / Görüşmeye davet edilen aday sayısı × 100
Bu oran yüksek olduğunda randevu hatırlatma sistemi, çalışma koşullarının önceden paylaşılması ve adayların kolay iptal yapabilmesi gibi süreçler geliştirilmelidir.
Teklif kabul oranını ölçün
Teklif kabul oranı, şirketin adaylara sunduğu toplam paketin ve işe alım hızının önemli göstergelerinden biridir.
Teklif kabul oranı = Kabul edilen teklif sayısı / Verilen toplam teklif sayısı × 100
Teklif reddi nedenleri ayrıca kaydedilmelidir:
- Ücret yetersiz bulundu
- Yan haklar uygun bulunmadı
- Lokasyon veya servis uygun değildi
- Vardiya düzeni uygun değildi
- Başka şirketin teklifi kabul edildi
- Mevcut işyerinde kalmaya karar verildi
- İşe başlama tarihi uyuşmadı
- Şirket veya görev beklentisi değişti
Aday kaynaklarının kalitesini karşılaştırın
İlan sitesi, sosyal medya, çalışan referansı, danışmanlık firması, okul iş birliği ve kariyer sayfası gibi farklı kaynaklar ayrı kodlanmalıdır.
Her kaynak için yalnızca başvuru sayısı değil, aşağıdaki sonuçlar ölçülmelidir:
- Uygun aday sayısı
- Mülakata dönüşüm oranı
- Teklif sayısı
- İşe başlangıç sayısı
- İlk 90 gün devam oranı
- Aday başına maliyet
Çok başvuru getiren bir kanal düşük kaliteli sonuç verebilir. Daha az başvuru getiren çalışan referans sistemi ise daha yüksek işe başlama ve devam oranı sağlayabilir.
İşe alım maliyetini hesaplayın
İşe alım maliyeti yalnızca ilan ücretinden oluşmaz. Danışmanlık, reklam, seyahat, etkinlik, değerlendirme aracı, çalışan zamanı ve işe giriş organizasyonu gibi giderler de hesaba katılabilir.
İşe alım başına maliyet = Toplam işe alım gideri / İşe başlayan çalışan sayısı
Maliyet hesaplanırken dönem ve pozisyon türleri ayrılmalıdır. Yönetici işe alımı ile toplu üretim personeli alımının maliyet yapısı aynı değildir.
Erken dönem çalışan kaybını dashboarda ekleyin
İşe başlayan adayın kısa sürede ayrılması, işe alım kalitesi açısından önemli bir göstergedir. İlk 14 gün, 30 gün, 60 gün ve 90 gün içindeki ayrılıklar ayrı ayrı takip edilebilir.
Erken ayrılma nedenleri şunlar olabilir:
- İş beklentisinin yanlış anlatılması
- Ücret veya yan hak anlaşmazlığı
- Vardiya uyumsuzluğu
- Ulaşım problemi
- Yönetici veya ekip uyumsuzluğu
- Yetersiz oryantasyon
- İşin fiziksel koşullarının uygun olmaması
- Başka iş teklifinin kabul edilmesi
İşe alım sorumlusu bazında iş yükünü gösterin
Her işe alım uzmanının yönettiği açık pozisyon, aday, görüşme ve teklif sayısı dashboard üzerinde görülebilir. Ancak yalnızca kapatılan pozisyon sayısıyla performans değerlendirmek adil değildir.
Zor bulunan teknik görev, toplu işe alım veya yönetici pozisyonlarının gerektirdiği çalışma farklı olabilir. Pozisyon zorluk seviyesi de değerlendirmeye eklenmelidir.
Bölüm yöneticilerinin geri dönüş süresini ölçün
İşe alım gecikmesinin tamamı insan kaynaklarından kaynaklanmayabilir. Yönetici özgeçmiş değerlendirmesi, mülakat planlama veya aday kararı için uzun süre bekliyorsa bu durum ayrı KPI olarak gösterilmelidir.
Ölçülebilecek süreler şunlardır:
- Özgeçmiş gönderimi ile yönetici dönüşü arasındaki süre
- Mülakat ile karar arasındaki süre
- Teklif onayı için geçen süre
- Kadro talebinin onaylanma süresi
Dashboard filtrelerini doğru hazırlayın
Yönetim ekranı aşağıdaki filtreleri desteklemelidir:
- Tarih aralığı
- Şirket veya tesis
- Bölüm
- Pozisyon
- Lokasyon
- İşe alım uzmanı
- İlan kaynağı
- Mavi yaka veya beyaz yaka
- Pozisyon durumu
Veri kalitesini düzenli kontrol edin
Eksik veya yanlış durum kayıtları dashboard sonuçlarını yanıltır. Adayın görüşmeye katılmadığı hâlde “görüşüldü” olarak işaretlenmesi veya iptal edilen pozisyonun açık görünmesi raporların güvenilirliğini düşürür.
Bu nedenle zorunlu alanlar, otomatik durum güncellemeleri ve düzenli veri kontrol raporları kullanılmalıdır.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin