Telefon Ön Görüşme Formu Nasıl Hazırlanır?

Telefon ön görüşmesi, adayın pozisyonun temel koşullarıyla uyumunu kısa sürede değerlendiren yapılandırılmış işe alım adımıdır. Amaç adayı sorgulamak değil; hem şirketin hem adayın zamanını koruyarak karşılıklı temel uygunluğu anlamaktır.

Standart form kullanılmadığında görüşmeciler farklı sorular sorabilir, önemli bilgiler unutulabilir ve adaylar tutarsız kriterlerle değerlendirilebilir.

Görüşme öncesi hazırlık yapın

Aday özgeçmişi ve başvurduğu ilan okunmalıdır.

Pozisyonun ücret aralığı, vardiyası, lokasyonu ve zorunlu kriterleri görüşmecinin önünde bulunmalıdır.

Görüşme için uygun ve sessiz ortam seçilmelidir.

Kimlik ve görüşme uygunluğunu doğrulayın

Adayın adı, başvurduğu pozisyon ve konuşmak için uygun olup olmadığı sorulmalıdır.

Uygun değilse yeni saat planlanmalıdır.

Görüşmenin yaklaşık süresi açıklanmalıdır.

Pozisyonu kısa ve dürüst biçimde tanıtın

Şirket, bölüm, görev, lokasyon, çalışma saatleri ve çalışma modeli birkaç cümleyle anlatılmalıdır.

Vardiya, gece çalışması, hafta sonu veya fiziksel koşullar gizlenmemelidir.

Pozisyonun temel beklentisi açıkça söylenmelidir.

Adayın iş arama durumunu öğrenin

Hâlen çalışıp çalışmadığı, değişiklik nedeni ve işe başlayabileceği tarih sorulabilir.

İhbar süresi veya planlı izin gibi tarihe etki eden durumlar öğrenilmelidir.

Özel hayatı ilgilendiren gereksiz sorulardan kaçınılmalıdır.

Deneyimi görev üzerinden somutlaştırın

Sadece unvan değil günlük görev, kullanılan makine, yazılım, ürün ve sorumluluk sorulmalıdır.

Son işteki ekip büyüklüğü, vardiya ve performans ölçütü öğrenilebilir.

Adaydan kısa bir gerçek iş örneği vermesi istenebilir.

Zorunlu teknik kriterleri doğrulayın

Sertifika, ehliyet, yabancı dil, program, makine veya mevzuat bilgisi görevle ilişkiliyse sorulmalıdır.

Belgenin adı ve geçerlilik durumu kaydedilmelidir.

Öğrenilebilir kriterler kesin eleme nedeni yapılmamalıdır.

Lokasyon ve ulaşım uygunluğunu değerlendirin

İkamet adresinin ayrıntısı yerine ulaşım süresi ve servis güzergâhına erişim konuşulabilir.

Vardiya çıkış saatinde ulaşım olanağı özellikle değerlendirilmelidir.

Adayın taşınma niyeti varsayılmamalıdır.

Ücret ve yan hak beklentisini şeffaf konuşun

Şirket politikası uygunsa ücret aralığı paylaşılmalıdır.

Adayın beklentisi net veya brüt olarak kaydedilmelidir.

Servis, yemek, prim ve ikramiye gibi toplam paket açıklanmalıdır.

Adayın sorularını yanıtlayın

Adaya görev, ekip, çalışma ortamı ve süreç hakkında soru sorma fırsatı verilmelidir.

Bilinemeyen konuda tahmin yürütmek yerine geri dönüş sözü kayıt altına alınmalıdır.

İşe alımın sonraki adımı ve tahmini karar süreci açıklanmalıdır.

Sonucu standart ve gerekçeli kaydedin

Uygun, yönetici değerlendirmesi gerekli, koşul uyuşmazlığı, daha sonra değerlendirilecek veya ulaşılamadı gibi kodlar kullanılabilir.

Ret nedeni işle ilgili ve somut olmalıdır.

Görüşme tarihi, süresi ve görüşmeci kaydedilmelidir.

Uygulama kontrol listesi

• Aday ve ilan bilgisi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Görüşme uygunluğu: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Kısa şirket/pozisyon anlatımı: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Mevcut çalışma durumu: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• İşe başlama tarihi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Görev bazlı deneyim: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Teknik kriterler: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Belge durumu: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Lokasyon/servis: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Vardiya uygunluğu: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Ücret beklentisi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Aday soruları: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Sonuç kodu: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
• Sonraki adım: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.

Ölçülebilecek temel göstergeler

Sık yapılan uygulama hataları

• Adayı uygun zamanda aramamak
• Pozisyon koşullarını görüşmenin sonunda söylemek
• Özgeçmişte yazanları aynen tekrar sormak
• Özel hayatla ilgili gereksiz sorular sormak
• Sonucu yalnızca kişisel notla kaydetmek

30 günlük uygulama planı

1. 1–5. gün: Mevcut uygulamayı, belgeleri, sorumluları ve sorunları tespit edin.
2. 6–10. gün: Politika, form, yetki ve onay akışının ilk taslağını hazırlayın.
3. 11–15. gün: İlgili yöneticiler, çalışan temsilcileri ve uzmanlarla taslağı test edin.
4. 16–20. gün: Pilot uygulamayı sınırlı bir bölüm veya çalışan grubunda başlatın.
5. 21–25. gün: Hata, gecikme, anlaşılmayan alan ve veri güvenliği sorunlarını düzeltin.
6. 26–30. gün: Nihai prosedürü yayınlayın, sorumluları eğitin ve ilk ölçüm tarihini belirleyin.

Profesyonel işe alım desteği

İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.