İşe giriş evrak kontrol listesi, yeni çalışanın gerekli belgelerinin zamanında ve eksiksiz toplanmasını sağlayan standart insan kaynakları aracıdır. Her pozisyon için aynı belgeleri istemek gereksiz veri toplanmasına neden olabilirken kritik belgelerin eksik kalması iş, bordro ve güvenlik süreçlerini etkileyebilir.
Belge listesini pozisyona göre hazırlayın
Temel işe giriş belgeleri ile göreve özel belgeler birbirinden ayrılmalıdır. Forklift operatörü, sürücü, kaynakçı, güvenlik çalışanı ve ofis personeli için gereken belgeler aynı olmayabilir.
Kimlik ve iletişim bilgilerini doğrulayın
Çalışanın adı, soyadı, kimlik bilgileri, iletişim adresi ve gerekli iletişim kanalları doğru biçimde kaydedilmelidir.
Belgelerdeki bilgiler farklıysa çalışandan açıklama ve güncel belge istenebilir.
Banka hesabını kontrol edin
Ücret ödemesi yapılacak banka hesabının doğru kaydedilmesi gerekir. IBAN bilgisi okunabilir olmalı ve mümkün olduğunda hesap sahibinin çalışan olduğu doğrulanmalıdır.
İşe giriş sağlık belgelerini takip edin
Çalışanın yapacağı göreve uygun sağlık değerlendirmesi ilgili iş sağlığı süreçleri çerçevesinde tamamlanmalıdır. Sağlık bilgilerine erişim sınırlı tutulmalıdır.
Eğitim ve mesleki belgeleri ayırın
Pozisyon için zorunlu diploma, sertifika, mesleki yeterlilik veya operatör belgeleri kontrol listesinde ayrı gösterilmelidir.
Kontrol sırasında şu bilgiler incelenebilir:
- Belgenin çalışan adına düzenlenmiş olması
- Belgeyi veren kurum
- Geçerlilik süresi
- Belge numarası
- Görevle uyumu
Sürücü ve araç kullanım belgelerini kontrol edin
Görev kapsamında araç veya iş makinesi kullanacak çalışanların ilgili yetki ve belge durumları ayrıca değerlendirilmelidir.
İş sözleşmesi sürecini tamamlayın
Çalışma koşulları, ücret, görev, çalışma yeri, vardiya ve diğer temel bilgiler işe başlamadan önce çalışanla açık biçimde paylaşılmalıdır.
Çalışanın imzaladığı belgenin bir kopyasına erişebilmesi sağlanmalıdır.
Görev tanımını teslim edin
Çalışan yalnızca pozisyon adını değil, temel sorumluluklarını, bağlı olduğu yöneticiyi ve yetki sınırlarını bilmelidir.
Politika ve kuralları ayrı takip edin
Çalışana teslim edilen veya elektronik ortamda onaylanan temel politika belgeleri kontrol listesinde gösterilebilir:
- Çalışan davranış kuralları
- Bilgi güvenliği politikası
- Kişisel cihaz kullanım kuralları
- İzin ve devam prosedürü
- İş sağlığı ve güvenliği talimatları
- Gizlilik yükümlülükleri
Zimmet teslimlerini listeleyin
Bilgisayar, telefon, iş kıyafeti, koruyucu ekipman, kart, anahtar ve araç gibi şirket varlıkları ayrı zimmet kaydıyla teslim edilmelidir.
Fotoğraf ve erişim kartı sürecini planlayın
Personel kartı, yemek sistemi, servis, turnike ve dijital kullanıcı hesapları için gerekli kayıtlar işe başlamadan hazırlanabilir.
Acil durum iletişim bilgisini ölçülü alın
Acil durumda ulaşılacak kişi bilgisi belirli amaçla toplanmalı ve gereksiz kişilerle paylaşılmamalıdır.
Eksik belge durumlarını sınıflandırın
Her eksik belge aynı öneme sahip değildir. İşe başlamaya engel kritik belgeler ile daha sonra tamamlanabilecek idari belgeler ayrılmalıdır.
Durum seçenekleri şu şekilde olabilir:
- Tamamlandı
- Kontrol bekliyor
- Eksik
- Süresi dolmuş
- Yeniden talep edildi
- Uygun değil
Belge teslim tarihlerini takip edin
Eksik belge için sorumlu kişi ve son tarih belirlenmelidir. Sözlü hatırlatmalar yerine kayıtlı takip sistemi kullanılmalıdır.
Dijital özlük dosyası oluşturun
Belgeler standart klasör ve dosya isimleriyle güvenli dijital sistemde saklanabilir. Dosya adlarında gelişigüzel ifadeler yerine ortak standart kullanılmalıdır.
Örnek dosya isimlendirmesi:
- kimlik-belgesi.pdf
- banka-iban.pdf
- is-sozlesmesi.pdf
- gorev-tanimi.pdf
- zimmet-formu.pdf
Yetkisiz erişimi önleyin
İşe giriş belgeleri kişisel veri içerebilir. Belgeler ortak masaüstü, mesajlaşma grubu veya herkesin eriştiği klasörlerde saklanmamalıdır.
Belge saklama sürelerini belirleyin
Her belge aynı süreyle saklanmayabilir. Saklama süreleri belgenin amacı, yasal gereklilikler ve şirket politikaları doğrultusunda belirlenmelidir.
İşe başlamayan aday belgelerini ayırın
İşe giriş için evrak gönderdiği hâlde başlamayan adayların belgeleri aktif çalışan özlük dosyasına dahil edilmemelidir. Bu kayıtların saklanma ihtiyacı ayrıca değerlendirilmelidir.
İşe giriş gününde son kontrol yapın
Çalışan fiilen işe başlamadan önce insan kaynakları kontrol listesi üzerinden son doğrulama yapmalıdır.
Son kontrol şu başlıkları içerebilir:
- Çalışanın işe giriş kaydı tamamlandı mı?
- İş sözleşmesi hazır mı?
- Sağlık ve güvenlik süreci tamamlandı mı?
- Yönetici ve çalışma alanı belli mi?
- Zimmet ve erişimler hazır mı?
- Oryantasyon planlandı mı?
- Banka ve bordro bilgileri sisteme işlendi mi?
Süreli belgeler için hatırlatma sistemi kurun
Ehliyet, sertifika veya görev yetki belgelerinin süresi dolmadan önce otomatik uyarı oluşturulmalıdır.
Kontrol listesini düzenli güncelleyin
Yeni mevzuat, görev, sistem veya şirket politikası devreye girdiğinde işe giriş evrak listesi gözden geçirilmelidir.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin