Yeni Çalışan Oryantasyon Programı Nasıl Hazırlanır? İlk Gün ve İlk 90 Gün Rehberi

Yeni çalışan oryantasyon programı, işe başlayan kişinin yalnızca evraklarını teslim ettiği ve şirket hakkında kısa bir sunum izlediği ilk gün etkinliği değildir. Oryantasyon; çalışanın görevini, sorumluluklarını, ekibini, yöneticisini, çalışma düzenini, iş güvenliği kurallarını, performans beklentilerini ve şirket içindeki iletişim yöntemlerini anlamasını sağlayan planlı bir uyum sürecidir.

İşe alım süreci ne kadar başarılı yürütülürse yürütülsün, yeni çalışan ilk gününde plansızlık, ilgisizlik veya belirsizlikle karşılaşırsa işletmeye duyduğu güven hızla azalabilir. Giriş kartının hazır olmaması, yöneticinin çalışanı karşılamaması, iş kıyafetinin temin edilmemesi, görevin açıkça anlatılmaması veya çalışanın saatlerce bekletilmesi ilk izlenimi olumsuz etkileyebilir.

İyi tasarlanmış bir oryantasyon programı çalışanın işe daha hızlı uyum sağlamasına, hata oranının azalmasına, iş güvenliği kurallarının doğru uygulanmasına, yöneticisiyle sağlıklı iletişim kurmasına ve işletmede daha uzun süre kalmasına katkı sağlar.

Oryantasyon programı nedir?

Oryantasyon programı, yeni işe başlayan çalışanın işletmeye ve görevine planlı biçimde uyum sağlaması için hazırlanan eğitim, bilgilendirme, tanışma, uygulama ve takip çalışmalarının tamamıdır.

Program yalnızca insan kaynakları departmanı tarafından yürütülmez. Çalışanın yöneticisi, ekip arkadaşları, iş sağlığı ve güvenliği birimi, bilgi teknolojileri, idari işler, kalite birimi, eğitim sorumluları ve gerektiğinde üst yönetim sürece katkı sağlamalıdır.

Oryantasyon programının temel amaçları

• Yeni çalışanın kendisini güvende ve değerli hissetmesini sağlamak
• Şirketin çalışma düzenini açıklamak
• Görev ve sorumlulukları netleştirmek
• İş sağlığı ve güvenliği kurallarını öğretmek
• Çalışanın ekip üyeleriyle tanışmasını sağlamak
• Kullanacağı araç ve sistemleri tanıtmak
• Performans beklentilerini açıklamak
• İlk gün ve ilk hafta hatalarını azaltmak
• İşe uyum süresini kısaltmak
• İlk 90 günlük çalışan devamlılığını güçlendirmek

Oryantasyon neden yalnızca ilk günle sınırlandırılmamalıdır?

Yeni çalışana ilk gün içerisinde çok fazla bilgi verilmesi, bilgilerin önemli bölümünün unutulmasına neden olabilir. Şirket kuralları, iş güvenliği talimatları, kalite prosedürleri, dijital sistemler, görev ayrıntıları ve ekip yapısı tek bir güne sığdırılmamalıdır.

Etkili bir program bilgiyi çalışanın ihtiyaç duyacağı zamana göre aşamalı biçimde sunar. Kritik güvenlik bilgileri işe başlamadan önce verilirken, ayrıntılı görev eğitimi ilk hafta ve ilk ay içine dağıtılabilir.

Önerilen oryantasyon dönemleri

• İşe başlamadan önceki hazırlık dönemi
• İlk gün
• İlk hafta
• İlk 15 gün
• İlk 30 gün
• İlk 60 gün
• İlk 90 gün

Oryantasyon programı kimler için hazırlanmalıdır?

Oryantasyon yalnızca deneyimsiz çalışanlar için gerekli değildir. Aynı sektörde uzun yıllar çalışmış bir kişi bile yeni işletmenin prosedürlerini, güvenlik kurallarını, kalite standartlarını ve yönetim yapısını bilmeyebilir.

Oryantasyon uygulanması gereken çalışan grupları

• İlk kez işe başlayan çalışanlar
• Deneyimli olarak işe alınan çalışanlar
• Mavi yaka üretim personelleri
• Beyaz yaka ofis çalışanları
• Yönetici pozisyonunda işe başlayanlar
• Stajyerler
• Geçici süreyle görevlendirilen çalışanlar
• Taşeron veya alt işveren personelleri
• Başka bölüme geçen mevcut çalışanlar
• Terfi eden çalışanlar
• Uzun süreli izin sonrasında işe dönenler
• Yeni makine veya sisteme geçen çalışanlar

Oryantasyon programını kim hazırlamalıdır?

İnsan kaynakları departmanı programın genel koordinasyonunu üstlenebilir. Ancak göreve özel içeriğin bölüm yöneticisiyle birlikte hazırlanması gerekir. İnsan kaynaklarının tek başına hazırladığı genel bir sunum, çalışanın gerçek işini öğrenmesi için yeterli değildir.

Görev ve sorumluluk dağılımı

• İnsan kaynakları: Evrak, şirket tanıtımı, çalışma kuralları, izin, ücret ve yan hak bilgileri
• Bölüm yöneticisi: Görev tanımı, hedefler, yetki sınırları ve performans beklentileri
• İş güvenliği uzmanı: Riskler, güvenlik kuralları, acil durum ve koruyucu donanımlar
• İşyeri hekimi: Göreve uygunluk ve sağlık gözetimi süreçleri
• Bilgi teknolojileri: E-posta, kullanıcı hesabı, yazılım ve cihaz erişimleri
• İdari işler: Giriş kartı, yemek, servis, dolap, iş kıyafeti ve fiziksel ihtiyaçlar
• Kalite birimi: Kalite standartları, kontrol formları ve uygunsuzluk süreçleri
• Oryantasyon arkadaşı: Günlük pratik destek ve ekip içi uyum

İşe başlamadan önce hazırlık yapılmalıdır

Oryantasyon programı çalışanın işyerine geldiği sabah başlamamalıdır. Yeni çalışanın gelişinden önce gerekli ekipmanlar, belgeler, erişimler ve eğitim planı hazırlanmalıdır.

İşe başlamadan önce insan kaynakları hazırlıkları

• İşe giriş belgelerini kontrol etmek
• İş sözleşmesini hazırlamak
• SGK işe giriş işlemini tamamlamak
• Personel numarası oluşturmak
• Özlük dosyasını açmak
• Ücret ve yan hak bilgilerini teyit etmek
• İlk gün programını hazırlamak
• İlgili yöneticilere işe başlangıcı bildirmek
• Çalışana konum ve ilk gün bilgisi göndermek

Fiziksel hazırlıklar

• Çalışma masası veya istasyonunun hazırlanması
• Dolap tahsis edilmesi
• İş kıyafetinin hazırlanması
• Kişisel koruyucu donanımların temin edilmesi
• Giriş kartının oluşturulması
• Yemek kartı veya yemekhane kaydının yapılması
• Servis durağının teyit edilmesi
• Gerekli araç ve ekipmanın hazırlanması
• İsimlik veya personel kartının oluşturulması

Dijital hazırlıklar

• Kurumsal e-posta hesabının açılması
• Bilgisayar veya mobil cihazın hazırlanması
• Gerekli yazılımların kurulması
• Kullanıcı yetkilerinin tanımlanması
• Dosya paylaşım alanlarına erişim verilmesi
• İnsan kaynakları portalı hesabının oluşturulması
• Güvenli şifre kullanım talimatının hazırlanması

Çalışana işe başlamadan önce hangi bilgiler gönderilmelidir?

Yeni çalışanın ilk gün kaygısını azaltmak için işe başlangıçtan önce kısa ve açık bir bilgilendirme mesajı gönderilmelidir.

İlk gün bilgilendirme mesajında bulunması gerekenler

• İşe başlama tarihi
• İşyerine geliş saati
• Açık adres ve konum bağlantısı
• Servis durağı ve servis saati
• Görüşeceği kişinin adı
• Yanında getirmesi gereken belgeler
• Giymesi gereken uygun kıyafet
• İlk günün yaklaşık programı
• İletişim kurulacak telefon numarası

Yeni çalışan için örnek ilk gün programı

İlk günün dakikası dakikasına katı biçimde planlanması gerekmez. Ancak çalışanın kiminle görüşeceği ve hangi sırayla bilgilendirileceği önceden belirlenmelidir.

Örnek zaman planı

• 08.30 – 09.00: Karşılama ve işe giriş belgelerinin kontrolü
• 09.00 – 09.30: İnsan kaynakları bilgilendirmesi
• 09.30 – 10.30: İş sağlığı ve güvenliği eğitimi
• 10.30 – 11.00: İş yeri ve tesis turu
• 11.00 – 11.30: Yönetici ve ekip tanışması
• 11.30 – 12.30: Görev tanımı ve çalışma düzeni
• 13.30 – 15.00: İşbaşı eğitimi
• 15.00 – 16.00: Sistem, ekipman ve prosedür tanıtımı
• 16.00 – 16.30: İlk gün değerlendirmesi ve sorular

İlk gün karşılama nasıl yapılmalıdır?

Yeni çalışan işletmeye geldiğinde kimin karşılayacağı önceden belirlenmelidir. Güvenlik görevlisi, resepsiyon veya insan kaynakları çalışanın geleceğinden haberdar olmalıdır.

Karşılama sırasında yapılması gerekenler

• Çalışanı adıyla karşılamak
• İlk gün programını açıklamak
• Bekleyeceği alanı göstermek
• Çay, kahve veya su ikram etmek
• İnsan kaynakları veya yöneticisine yönlendirmek
• Giriş kartı ve temel ekipmanları teslim etmek
• Gerekli evrakları tamamlamak

Yeni çalışan ilk dakikalarda yalnız bırakılmamalı veya kiminle görüşeceğini bilmeden farklı bölümlere gönderilmemelidir.

Şirket tanıtımında hangi bilgiler verilmelidir?

Şirket tanıtımı çok uzun tarihçe sunumuna dönüşmemelidir. Yeni çalışanın iş yaşamında ihtiyaç duyacağı temel bilgiler açık ve anlaşılır biçimde paylaşılmalıdır.

Şirket tanıtım başlıkları

• Şirketin faaliyet alanı
• Üretilen ürünler veya sunulan hizmetler
• Şirketin müşterileri ve pazarları
• Organizasyon yapısı
• Temel departmanlar
• Şirket değerleri
• Kalite yaklaşımı
• İş sağlığı ve güvenliği politikası
• Çalışanlardan beklenen temel davranışlar
• İletişim ve geri bildirim kanalları

İş yeri turu nasıl yapılmalıdır?

İş yeri turu yalnızca bölümleri göstermekten ibaret olmamalıdır. Çalışanın günlük yaşamında kullanacağı alanlar ve acil durum noktaları özellikle açıklanmalıdır.

Tur sırasında gösterilmesi gereken alanlar

• Çalışacağı bölüm
• Yönetici ve insan kaynakları ofisi
• Yemekhane
• Dinlenme alanları
• Soyunma odası ve dolaplar
• Tuvaletler
• İlk yardım alanı
• Acil çıkışlar
• Toplanma alanı
• Yangın söndürme ekipmanları
• İzin alınmadan girilmemesi gereken alanlar
• Servis bekleme noktası

İş sağlığı ve güvenliği oryantasyonu

Çalışan görevine başlamadan önce işyerindeki temel riskler, güvenli çalışma kuralları ve acil durum prosedürleri hakkında bilgilendirilmelidir. Özellikle üretim, depo, bakım, kaynak, döküm ve makine kullanım pozisyonlarında iş güvenliği eğitimi ilk günün en önemli bölümüdür.

İSG eğitiminde ele alınması gereken konular

• İşyerindeki genel riskler
• Pozisyona özel tehlikeler
• Kişisel koruyucu donanım kullanımı
• Makine güvenliği
• Yetkisiz müdahale yasağı
• Acil durum prosedürleri
• Yangın ve tahliye kuralları
• İş kazası bildirim yöntemi
• Ramak kala olay bildirimi
• İlk yardım süreci
• Kimyasal maddelerle çalışma kuralları
• Elle taşıma ve ergonomi
• Temizlik ve düzen kuralları

Kişisel koruyucu donanım teslimi

Çalışana teslim edilen iş ayakkabısı, gözlük, eldiven, baret, kulaklık, maske veya diğer koruyucu donanımlar kayıt altına alınmalıdır.

KKD teslim formunda bulunması gereken bilgiler

• Çalışanın adı ve personel numarası
• Teslim edilen donanımın adı
• Adet veya ölçü bilgisi
• Teslim tarihi
• Kullanım eğitimi verildiğine ilişkin kayıt
• Çalışan ve teslim eden kişinin imzası
• Yenileme veya iade bilgisi

Görev tanımı nasıl anlatılmalıdır?

Yeni çalışana yalnızca görev tanımı belgesi imzalatmak yeterli değildir. Günlük iş akışı, öncelikler, yetki sınırları ve raporlama ilişkisi sözlü ve uygulamalı biçimde açıklanmalıdır.

Görev tanıtımında açıklanması gerekenler

• Pozisyonun temel amacı
• Günlük görevler
• Haftalık ve aylık sorumluluklar
• Bağlı olduğu yönetici
• Birlikte çalışacağı ekipler
• Kullanacağı araç ve sistemler
• Yetki sınırları
• Onay alması gereken işlemler
• Performans ölçütleri
• Kalite ve güvenlik sorumlulukları
• Sorun yaşadığında başvuracağı kişiler

Performans beklentileri ilk günden açıklanmalıdır

Yeni çalışan neye göre başarılı sayılacağını bilmezse önceliklerini doğru belirleyemez. Performans kriterleri yalnızca dönem sonunda paylaşılmamalıdır.

Performans beklentisi örnekleri

• İşe zamanında gelme
• İş güvenliği kurallarına uyma
• Kalite standartlarını karşılama
• Üretim veya görev hedeflerine ulaşma
• Hataları zamanında bildirme
• Takım çalışmasına uyum
• İş talimatlarını doğru uygulama
• Gerekli kayıtları eksiksiz tutma
• Geri bildirime açık olma
• Öğrenme ve gelişim gösterme

Ekip tanışması nasıl yapılmalıdır?

Yeni çalışan yalnızca yöneticisiyle değil, birlikte çalışacağı ekip üyeleri ve destek alacağı birimlerle de tanıştırılmalıdır.

Tanıştırılması gereken kişiler

• Doğrudan yöneticisi
• Vardiya amiri
• Yakın ekip arkadaşları
• İnsan kaynakları sorumlusu
• İş güvenliği uzmanı
• İşyeri hekimi veya sağlık personeli
• Kalite sorumlusu
• Bakım ve teknik destek personeli
• Bilgi teknolojileri sorumlusu
• İdari işler ve servis sorumlusu

Oryantasyon arkadaşı sistemi

Yeni çalışana ilk günlerde pratik destek sağlayacak deneyimli bir ekip arkadaşı atanabilir. Bu kişi doğrudan yönetici yerine geçmez; çalışanın küçük sorularını rahatça sorabileceği rehber görevi üstlenir.

Oryantasyon arkadaşının görevleri

• Çalışma alanını tanıtmak
• Günlük iş akışını açıklamak
• Ekip içi iletişim yöntemlerini göstermek
• Yemek ve mola düzenini anlatmak
• Temel sistemlerin kullanımına yardımcı olmak
• Yeni çalışanın sorularını yanıtlamak
• Uyum sorunlarını yöneticiye bildirmek

Oryantasyon arkadaşı seçerken dikkat edilmesi gerekenler

• İşini doğru ve güvenli yapması
• Sabırlı iletişim kurabilmesi
• Şirket kurallarını bilmesi
• Olumlu çalışma davranışları göstermesi
• Yeni çalışana zaman ayırabilmesi
• Yanlış alışkanlıkları aktarmaması

İlk gün tüm bilgileri vermeyin

Yeni çalışan ilk gün çok sayıda yeni kişi, kural ve sistemle karşılaşır. Uzun sunumlar, onlarca prosedür ve ayrıntılı teknik bilgiler öğrenmeyi zorlaştırabilir.

İlk gün öncelikli verilmesi gereken bilgiler

• Güvenlik kuralları
• Acil durum prosedürleri
• Temel görevler
• Yönetici ve destek kişiler
• Çalışma saatleri
• Mola ve yemek düzeni
• Servis bilgileri
• İlk hafta planı

İlk haftaya yayılabilecek bilgiler

• Ayrıntılı prosedürler
• Tüm raporlama sistemleri
• İleri seviye görevler
• Departmanlar arası iş akışları
• Performans raporları
• Uzun vadeli hedefler

İşbaşı eğitimi nasıl planlanmalıdır?

İşbaşı eğitimi, çalışanın görevini gerçek çalışma ortamında kontrollü biçimde öğrenmesini sağlar. Eğitim “izle ve yap” yaklaşımıyla değil, belirli aşamalarla yürütülmelidir.

Örnek işbaşı eğitim aşamaları

1. Eğitmen görevi açıklar.
2. İş güvenliği risklerini anlatır.
3. Görevi yavaş ve anlaşılır biçimde uygular.
4. Çalışanın sorularını yanıtlar.
5. Çalışan görevi gözetim altında tekrarlar.
6. Hatalar anında ve yapıcı biçimde düzeltilir.
7. Çalışanın görevi bağımsız yapabilmesi kontrol edilir.
8. Eğitim sonucu kayıt altına alınır.

Mavi yaka çalışanlar için oryantasyon programı

Mavi yaka oryantasyonunda iş güvenliği, fiziksel çalışma koşulları, vardiya düzeni, üretim hedefleri ve işbaşı uygulamaları daha ağırlıklı ele alınmalıdır.

Mavi yaka oryantasyon başlıkları

• Üretim alanı kuralları
• Makine güvenliği
• KKD kullanımı
• Vardiya ve mola düzeni
• İş emri ve üretim talimatları
• Kalite kontrol süreçleri
• Hatalı ürün ayırma yöntemi
• Arıza bildirim prosedürü
• 5S ve çalışma alanı düzeni
• Vardiya teslim yöntemi
• Fazla mesai süreci
• Servis ve yemek düzeni

Beyaz yaka çalışanlar için oryantasyon programı

Beyaz yaka pozisyonlarda organizasyon yapısı, hedefler, dijital sistemler, toplantı düzeni ve departmanlar arası iletişim daha ayrıntılı ele alınmalıdır.

Beyaz yaka oryantasyon başlıkları

• Organizasyon şeması
• Departman hedefleri
• Görev ve yetki sınırları
• Raporlama yapısı
• Toplantı takvimi
• Kurumsal e-posta kuralları
• Doküman yönetimi
• Bilgi güvenliği
• Uzaktan çalışma uygulamaları
• Performans değerlendirme sistemi
• İzin ve masraf süreçleri

Yönetici oryantasyonu nasıl yapılmalıdır?

Yönetici olarak işe başlayan kişilerin yalnızca departman görevlerini değil, şirketin liderlik yaklaşımını ve çalışan yönetimi süreçlerini de öğrenmesi gerekir.

Yönetici oryantasyonunda ele alınması gerekenler

• Organizasyon yapısı
• Yetki ve onay limitleri
• Bütçe sorumlulukları
• Performans yönetimi
• İzin ve vardiya onay süreçleri
• Disiplin prosedürleri
• İş sağlığı ve güvenliği sorumlulukları
• Çalışan geri bildirim yöntemleri
• Üst yönetim raporlaması
• Departman hedefleri
• İşe alım ve personel talep süreçleri

Uzaktan çalışanlar için oryantasyon

Uzaktan veya hibrit çalışanların oryantasyonu yalnızca çevrim içi toplantı bağlantısı göndermekten ibaret olmamalıdır. Ekipman, erişim, iletişim ve iş takibi süreçleri açıkça planlanmalıdır.

Uzaktan oryantasyon kontrol listesi

• Bilgisayar ve ekipmanı önceden göndermek
• Kullanıcı hesaplarını açmak
• Güvenli bağlantı yöntemini açıklamak
• Çevrim içi toplantı takvimini paylaşmak
• Ekip üyeleriyle görüntülü tanışma yapmak
• Çalışma saatlerini açıklamak
• Raporlama ve iletişim kanallarını göstermek
• Bilgi güvenliği eğitimi vermek
• Teknik destek kişisini bildirmek
• İlk hafta günlük kısa görüşmeler yapmak

Şirket kuralları nasıl anlatılmalıdır?

Yeni çalışana personel yönetmeliğinin tamamını okumak üzere teslim etmek tek başına yeterli değildir. Günlük çalışma hayatını etkileyen kurallar kısa ve anlaşılır biçimde açıklanmalıdır.

Açıklanması gereken temel kurallar

• Çalışma saatleri
• İşe giriş ve çıkış yöntemi
• Mola düzeni
• Geç kalma ve devamsızlık bildirimi
• Yıllık izin talebi
• Mazeret izni süreci
• Fazla mesai onayı
• İş kıyafeti kullanımı
• Telefon kullanımı
• Ziyaretçi ve giriş kuralları
• Gizlilik ve bilgi güvenliği
• Disiplin uygulamaları

Ücret ve yan hak bilgilendirmesi

Yeni çalışan ücretin hangi gün ödeneceğini, fazla mesainin nasıl hesaplandığını ve hangi yan haklardan yararlanacağını bilmelidir.

Açıklanması gereken ücret başlıkları

• Net veya brüt ücret
• Ücret ödeme günü
• Bordroya erişim yöntemi
• Fazla mesai uygulaması
• Prim sistemi
• Vardiya primi
• Devamlılık primi
• Yemek hakkı
• Servis imkânı
• İkramiye ve sosyal yardımlar
• Avans talep yöntemi

Bilgi güvenliği oryantasyonu

Çalışanların şirket verilerini, müşteri bilgilerini ve kişisel verileri nasıl koruyacağı ilk günlerde açıklanmalıdır.

Bilgi güvenliği eğitim başlıkları

• Güçlü şifre kullanımı
• Şifre paylaşmama
• Kimlik avı e-postaları
• Yetkisiz USB ve cihaz kullanımı
• Gizli bilgilerin paylaşılmaması
• Temiz masa politikası
• Belge imha yöntemleri
• Kişisel veri güvenliği
• Şüpheli olay bildirim yöntemi
• İşten ayrılırken veri ve cihaz teslimi

İlk hafta oryantasyon planı

İlk hafta çalışanın temel görevlerini öğrenmesi, ekibe uyum sağlaması ve destek alacağı kişileri tanıması hedeflenmelidir.

Birinci gün

• Karşılama ve evrak işlemleri
• Şirket tanıtımı
• İSG eğitimi
• Ekip tanışması
• Görev tanımı
• Temel çalışma kuralları

İkinci gün

• İşbaşı eğitimine başlama
• Araç ve sistemlerin tanıtılması
• Kalite ve raporlama kuralları
• Oryantasyon arkadaşıyla çalışma

Üçüncü gün

• Gözetimli uygulama
• İlk öğrenme kontrolü
• Eksik konuların tekrar edilmesi
• Yöneticiyle kısa görüşme

Dördüncü gün

• Daha fazla görev sorumluluğu verilmesi
• Departmanlar arası süreçlerin tanıtılması
• Problem ve hata bildirim yönteminin gösterilmesi

Beşinci gün

• İlk hafta değerlendirmesi
• Çalışanın sorularının alınması
• Eğitim formunun güncellenmesi
• İkinci hafta hedeflerinin belirlenmesi

İlk 15 gün takip planı

İlk 15 gün içinde çalışanın işin temel gereklerini anlayıp anlamadığı ve ekip içinde sorun yaşayıp yaşamadığı kontrol edilmelidir.

Değerlendirilecek alanlar

• İşe zamanında devam
• İş güvenliği kurallarına uyum
• Temel görevleri öğrenme
• Yöneticiyle iletişim
• Ekip uyumu
• Servis ve ulaşım durumu
• Çalışma şartlarına uyum
• Eğitim ihtiyacı

İlk 30 gün değerlendirmesi

İlk ayın sonunda yeni çalışanla planlı bir değerlendirme görüşmesi yapılmalıdır. Görüşme yalnızca yöneticinin değerlendirmesinden oluşmamalı; çalışanın deneyimi ve sorunları da dinlenmelidir.

Çalışana sorulabilecek sorular

• Göreviniz sizin için yeterince açık mı?
• En çok zorlandığınız konu nedir?
• Ek eğitim ihtiyacınız var mı?
• Yöneticinizden yeterli destek alıyor musunuz?
• Ekip içinde iletişim sorunu yaşıyor musunuz?
• İş güvenliği kuralları anlaşılır mı?
• Servis, yemek ve çalışma düzeninde sorun var mı?
• İşe başlamadan önce anlatılan şartlarla gerçek çalışma koşulları uyumlu mu?

İlk 60 gün değerlendirmesi

İkinci ayda çalışanın daha bağımsız görev yapması ve performansının ölçülebilir hâle gelmesi beklenebilir.

Değerlendirme başlıkları

• Görevleri bağımsız yerine getirme
• Hata ve kalite durumu
• Üretim veya iş hedeflerine uyum
• İş güvenliği davranışları
• Takım çalışması
• Problem çözme yaklaşımı
• Geri bildirime açıklık
• Devamlılık ve dakiklik

İlk 90 gün değerlendirmesi

İlk 90 gün, birçok işletmede çalışanın göreve, ekibe ve kurum kültürüne uyumunun değerlendirildiği önemli bir dönemdir. Bu değerlendirme yalnızca “uygun” veya “uygun değil” kararı vermek için değil, çalışanın gelişim planını oluşturmak için kullanılmalıdır.

İlk 90 gün görüşmesinde ele alınabilecek konular

• Görev yeterliliği
• Performans hedefleri
• İş güvenliği uyumu
• Kalite yaklaşımı
• Ekip içi iletişim
• Yönetici ilişkisi
• Devamlılık
• Öğrenme ve gelişim
• Çalışanın iş memnuniyeti
• Gelecek dönem hedefleri

Oryantasyon değerlendirme formu

Oryantasyon tamamlama alanları

• İşe giriş evrakları tamamlandı: Evet / Hayır
• Şirket tanıtımı yapıldı: Evet / Hayır
• İSG eğitimi verildi: Evet / Hayır
• KKD teslim edildi: Evet / Hayır / Uygulanmaz
• İş yeri turu yapıldı: Evet / Hayır
• Ekip tanışması yapıldı: Evet / Hayır
• Görev tanımı açıklandı: Evet / Hayır
• İşbaşı eğitimi tamamlandı: Evet / Hayır / Devam Ediyor
• Çalışma saatleri açıklandı: Evet / Hayır
• Servis ve yemek bilgisi verildi: Evet / Hayır
• Dijital sistem erişimleri açıldı: Evet / Hayır / Uygulanmaz
• İlk hafta görüşmesi yapıldı: Evet / Hayır
• İlk 30 gün görüşmesi yapıldı: Evet / Hayır
• İlk 60 gün görüşmesi yapıldı: Evet / Hayır
• İlk 90 gün değerlendirmesi yapıldı: Evet / Hayır

Çalışan uyum puanları

• Görev bilgisi: 1 / 2 / 3 / 4 / 5
• İş güvenliği uyumu: 1 / 2 / 3 / 4 / 5
• Kalite bilinci: 1 / 2 / 3 / 4 / 5
• Ekip iletişimi: 1 / 2 / 3 / 4 / 5
• Devamlılık: 1 / 2 / 3 / 4 / 5
• Öğrenme isteği: 1 / 2 / 3 / 4 / 5
• Genel uyum: 1 / 2 / 3 / 4 / 5

Oryantasyon kontrol listesi

1. İşe giriş tarihi kesinleştirildi mi?
2. İlgili birimlere bilgi verildi mi?
3. Çalışma alanı hazırlandı mı?
4. Giriş kartı oluşturuldu mu?
5. İş kıyafeti ve KKD hazır mı?
6. Bilgisayar ve kullanıcı hesabı açıldı mı?
7. Servis durağı teyit edildi mi?
8. İlk gün programı hazırlandı mı?
9. Karşılama sorumlusu belirlendi mi?
10. Şirket tanıtımı yapıldı mı?
11. İSG eğitimi tamamlandı mı?
12. İş yeri turu yapıldı mı?
13. Yönetici ve ekip tanışması gerçekleştirildi mi?
14. Görev tanımı açıklandı mı?
15. Performans beklentileri paylaşıldı mı?
16. İşbaşı eğitim planı hazırlandı mı?
17. Oryantasyon arkadaşı atandı mı?
18. İlk hafta görüşmesi planlandı mı?
19. İlk 30 gün değerlendirmesi planlandı mı?
20. İlk 90 gün değerlendirmesi planlandı mı?

Oryantasyon sürecinde en sık yapılan hatalar

• Oryantasyonu yalnızca evrak imzalama olarak görmek
• Çalışanın gelişinden önce hazırlık yapmamak
• Yöneticinin ilk gün çalışana zaman ayırmaması
• Tüm bilgileri tek günde vermek
• İş güvenliği eğitimini yalnızca imza için yapmak
• Görev tanımını belirsiz bırakmak
• İşin zorlayıcı koşullarını açıklamamak
• Çalışanı hemen tek başına göreve bırakmak
• İlk hafta geri bildirim vermemek
• Çalışanın sorularını önemsiz görmek
• İlk 30 ve 90 gün değerlendirmesi yapmamak
• Oryantasyon sonucunu ölçmemek

Çalışanın ilk gün yaşadığı olumsuzluklar

İlk gün küçük görünen bazı sorunlar çalışanın işyerine bakışını ciddi biçimde etkileyebilir.

• Güvenliğin çalışanın geleceğini bilmemesi
• Yöneticinin toplantıda veya izinli olması
• İş kıyafetinin hazır olmaması
• Dolap tahsis edilmemesi
• Yemek veya servis bilgisinin verilmemesi
• Çalışanın nerede bekleyeceğini bilmemesi
• Görevin anlatılmaması
• Ekibin yeni çalışandan haberdar olmaması
• Çalışanın öğle yemeğinde yalnız kalması
• İlk gün boyunca iş verilmeden bekletilmesi

Gerçekçi iş ön izlemesi neden önemlidir?

Oryantasyon sırasında işin yalnızca olumlu yönleri anlatılmamalıdır. Vardiya, fazla mesai, fiziksel şartlar, üretim temposu, performans beklentileri ve görev zorlukları açıkça paylaşılmalıdır.

Çalışan işe başladıktan sonra ilanda veya görüşmede anlatılmayan koşullarla karşılaşırsa ilk günlerde ayrılma riski artar. Şeffaf bilgilendirme, doğru beklenti oluşturur.

Oryantasyon sürecinde geri bildirim nasıl verilmelidir?

Yeni çalışan hatalı bir uygulama yaptığında yalnızca eleştirilmemeli; doğru yöntem gösterilmeli ve neden önemli olduğu açıklanmalıdır.

Etkili geri bildirim adımları

1. Gözlenen davranışı açıkça belirtin.
2. Davranışın sonucunu açıklayın.
3. Doğru yöntemi gösterin.
4. Çalışanın tekrar uygulamasını isteyin.
5. Gelişimi takip edin.
6. Olumlu ilerlemeyi belirtin.

Yeni çalışanın sorularını teşvik edin

Yeni çalışan bilgisiz görünmekten çekindiği için soru sormayabilir. Yöneticiler “Anladın mı?” şeklinde yalnızca evet veya hayır cevabı alınan sorular yerine açık uçlu kontrol soruları kullanmalıdır.

Öğrenmeyi kontrol eden sorular

• Bu görevi hangi sırayla yapacağınızı anlatabilir misiniz?
• Bir hata fark ettiğinizde kime bilgi vereceksiniz?
• Makine alarm verdiğinde ilk adımınız ne olacak?
• Acil durumda hangi çıkışı kullanacaksınız?
• İzin talebini hangi sistemden oluşturacaksınız?
• Bu görevde en kritik güvenlik kuralı nedir?

Oryantasyon belgeleri nasıl saklanmalıdır?

Verilen eğitimler, teslim edilen ekipmanlar ve yapılan değerlendirmeler kayıt altına alınmalıdır. Belgeler çalışanın özlük dosyasında veya güvenli dijital insan kaynakları sisteminde saklanabilir.

Saklanabilecek belgeler

• Oryantasyon katılım formu
• İSG eğitim kayıtları
• KKD teslim formu
• Görev tanımı
• İşbaşı eğitim formu
• Yetkinlik değerlendirmesi
• İlk hafta görüşme notu
• 30, 60 ve 90 günlük değerlendirme formları
• Çalışan geri bildirim formu

Oryantasyon programının başarısı nasıl ölçülür?

Program yalnızca uygulanıp tamamlanan bir kontrol listesi olmamalıdır. İşe alım ve çalışan devamlılığı üzerindeki etkisi ölçülmelidir.

Takip edilebilecek göstergeler

• İlk gün işe gelmeme oranı
• İlk hafta ayrılma oranı
• İlk 30 gün ayrılma oranı
• İlk 90 gün devamlılık oranı
• İlk ay iş kazası sayısı
• Yeni çalışan kalite hata oranı
• Göreve bağımsız geçiş süresi
• Eğitim tamamlama oranı
• Yeni çalışan memnuniyet puanı
• Yönetici memnuniyet puanı
• Deneme süreci başarı oranı

Yeni çalışan geri bildirim anketi

İlk ayın sonunda kısa bir anket uygulanarak oryantasyon programının geliştirilmesi sağlanabilir.

Anket soruları

• İlk gün kendinizi yeterince karşılanmış hissettiniz mi?
• Görev ve sorumluluklarınız açık biçimde anlatıldı mı?
• İş güvenliği eğitimi yeterli miydi?
• Yöneticinizden yeterli destek aldınız mı?
• Ekip arkadaşlarınız uyum sağlamanıza yardımcı oldu mu?
• Kullandığınız sistemler yeterince tanıtıldı mı?
• İşin gerçek koşulları önceden anlatılanlarla uyumlu mu?
• Ek eğitim ihtiyacınız bulunuyor mu?
• Oryantasyon sürecinde geliştirilmesi gereken konu nedir?

Oryantasyon programını standartlaştırma

Her çalışan için tamamen farklı bir süreç uygulanması bazı önemli adımların unutulmasına neden olabilir. Şirket genelinde ortak bir temel program hazırlanmalı, göreve göre ek modüller oluşturulmalıdır.

Ortak oryantasyon modülleri

• Şirket tanıtımı
• İnsan kaynakları uygulamaları
• İş sağlığı ve güvenliği
• Bilgi güvenliği
• Etik ve davranış kuralları
• Acil durum prosedürleri

Pozisyona özel modüller

• Üretim ve makine kullanımı
• Kalite kontrol
• Depo ve forklift operasyonları
• Bakım ve teknik müdahale
• Muhasebe ve finans sistemleri
• Satış ve müşteri yönetimi
• Yönetici sorumlulukları

Oryantasyon programı güncellenmeli midir?

Yeni sistem, makine, mevzuat, iş güvenliği riski veya organizasyon değişikliği olduğunda oryantasyon içeriği güncellenmelidir. Eski sunum ve formların yıllarca değiştirilmeden kullanılması yanlış bilgi verilmesine neden olabilir.

Programın gözden geçirilmesini gerektiren durumlar

• Yeni makine veya üretim hattı kurulması
• Organizasyon yapısının değişmesi
• Yeni insan kaynakları sistemi kullanılması
• İş kazası veya ramak kala olay yaşanması
• Çalışan devir oranının artması
• İlk hafta ayrılmalarının yükselmesi
• Yeni vardiya sistemine geçilmesi
• Şirket politika ve prosedürlerinin değişmesi
• Yeni iş yeri veya şube açılması

İlk gün ayrılmalarını azaltmak için öneriler

• İşe başlamadan önce çalışanla iletişim kurun.
• İlk gün sorumlusunu belirleyin.
• İş kıyafeti ve ekipmanı hazırlayın.
• Çalışma koşullarını gerçekçi anlatın.
• Yöneticinin çalışana zaman ayırmasını sağlayın.
• Çalışanı ekip üyeleriyle tanıştırın.
• İlk gün gereksiz beklemeyi önleyin.
• İlk hafta düzenli geri bildirim verin.
• Servis ve vardiya sorunlarını erken tespit edin.
• Çalışanın sorularını dinleyin.

30 adımlı yeni çalışan oryantasyon planı

1. İşe başlama tarihini kesinleştirin.
2. İlgili yöneticilere bilgi verin.
3. İşe giriş belgelerini hazırlayın.
4. SGK işe giriş işlemini tamamlayın.
5. Çalışma alanını hazırlayın.
6. Bilgisayar ve ekipmanı temin edin.
7. Giriş kartı oluşturun.
8. İş kıyafeti ve KKD hazırlayın.
9. Servis durağını teyit edin.
10. İlk gün programını gönderin.
11. Karşılama sorumlusunu belirleyin.
12. İnsan kaynakları bilgilendirmesi yapın.
13. Şirket tanıtımını tamamlayın.
14. İSG eğitimini verin.
15. İş yeri turu düzenleyin.
16. Yönetici ve ekip tanışmasını yapın.
17. Görev tanımını açıklayın.
18. Performans beklentilerini paylaşın.
19. İşbaşı eğitimini başlatın.
20. Oryantasyon arkadaşı atayın.
21. Dijital sistemleri tanıtın.
22. İzin ve bordro süreçlerini açıklayın.
23. İlk gün değerlendirmesi yapın.
24. İlk hafta görüşmesi gerçekleştirin.
25. Eksik eğitimleri tamamlayın.
26. İlk 15 gün uyum kontrolü yapın.
27. İlk 30 gün değerlendirmesi yapın.
28. İlk 60 gün performans kontrolü yapın.
29. İlk 90 gün görüşmesini tamamlayın.
30. Program sonuçlarını raporlayın.

Başarılı bir oryantasyon programının sonuçları

Başarılı bir oryantasyon programı çalışanın yalnızca görevini daha hızlı öğrenmesini sağlamaz. İşletme kültürüne uyumu, iş güvenliği davranışları, kalite yaklaşımı, yönetici iletişimi ve uzun süreli çalışma isteği üzerinde de etkili olur.

Yeni çalışan ilk gününden itibaren planlı, saygılı ve destekleyici bir süreçle karşılaştığında kendisini işletmenin gerçek bir parçası olarak görmeye başlar. Bu yaklaşım çalışan bağlılığını güçlendirirken ilk gün ve ilk ay ayrılmalarını azaltabilir.

Oryantasyonun etkili olabilmesi için insan kaynakları, yönetici ve ilgili destek birimlerinin koordineli çalışması gerekir. Evrak tamamlama, güvenlik eğitimi, görev öğretimi, ekip tanışması ve ilk 90 gün takibi tek bir bütün olarak değerlendirilmelidir.

Profesyonel işe alım desteği

İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.