İşyerinde anahtarların kimde olduğunun bilinmemesi yetkisiz erişim, güvenlik açığı, malzeme kaybı ve operasyon kesintisi oluşturabilir. Anahtarlar da diğer şirket varlıkları gibi kayıtlı, kontrollü ve düzenli biçimde yönetilmelidir.
Anahtar ve kilit yönetiminin kapsamını belirleyin
Ofis kapıları, depo alanları, arşiv odaları, personel dolapları, araçlar, elektrik panoları, sunucu odaları ve kritik üretim alanları ayrı kapsamda değerlendirilmelidir.
Anahtar envanteri oluşturun
Her anahtarın hangi kapı, dolap, araç veya alanla ilişkili olduğu kodlanmalıdır. Anahtarın üzerinde doğrudan alan adı yazmak yerine güvenli kodlama kullanılabilir.
| Anahtar kodu | İlgili alan | Yetki seviyesi | Yedek durumu |
|---|---|---|---|
| AK-001 | Genel ofis girişi | Standart | Var |
| AK-014 | Depo bölümü | Sınırlı | Var |
| AK-027 | Sunucu odası | Kritik | Kontrollü |
Anahtarları risk seviyesine göre sınıflandırın
- Standart erişim anahtarları,
- Sınırlı erişim anahtarları,
- Kritik alan anahtarları,
- Acil durum anahtarları,
- Araç ve ekipman anahtarları.
Yetki seviyelerini görev bazında belirleyin
Her çalışanın tüm alanlara erişmesi gerekmeyebilir. Yetki; görev, vardiya, sorumluluk ve ihtiyaç esasına göre verilmelidir.
Anahtar teslim ve zimmet formu kullanın
Anahtarı alan kişi, teslim tarihi, anahtar kodu, teslim eden kişi, kullanım amacı ve iade durumu kayıt altına alınmalıdır.
Geçici anahtar teslimini ayrı yönetin
Taşeron, ziyaretçi, bakım ekibi veya geçici çalışanlara verilen anahtarların teslim ve iade saati ayrıca kaydedilmelidir.
Yedek anahtarları güvenli biçimde saklayın
Yedek anahtarlar kilitli, kamera veya erişim kontrolü bulunan ve yalnızca yetkili kişilerin ulaşabildiği bir alanda tutulmalıdır.
Acil durum erişimini planlayın
Yangın, sağlık, elektrik veya güvenlik olayında gerekli alana erişebilecek yetkili kişiler önceden belirlenmelidir.
Anahtar kopyalama yetkisini sınırlandırın
Çalışanların izinsiz anahtar çoğaltması önlenmelidir. Kopyalama yalnızca yazılı onayla ve kayıtlı şekilde yapılmalıdır.
Kopya sayısını takip edin
Aynı kilide ait kaç adet anahtar bulunduğu ve bu anahtarların kimlerde olduğu sistemde görülebilmelidir.
Kilit değişikliklerini kayıt altına alın
Kilit değiştirildiğinde eski anahtarların durumu, yeni anahtar kodları ve teslim kayıtları güncellenmelidir.
Kayıp anahtar bildirim süreci oluşturun
Kayıp durumunda çalışanın kime, hangi sürede ve hangi yöntemle bildirim yapacağı açıkça yazılmalıdır.
Kayıp anahtar risk değerlendirmesi yapın
| Risk alanı | Önerilen işlem |
|---|---|
| Standart ofis alanı | Yedek kontrolü ve kayıt güncelleme |
| Depo veya stok alanı | Kilit değişimi değerlendirmesi |
| Kritik teknik alan | Derhâl kilit değişimi ve olay kaydı |
| Araç anahtarı | Araç güvenliği ve yedek anahtar kontrolü |
İzinsiz erişim olaylarını kayıt altına alın
Anahtarın yanlış kişide bulunması, geç iade edilmesi veya yetkisiz alanda kullanılması güvenlik olayı olarak değerlendirilmelidir.
Vardiya değişimlerinde anahtar teslimi yapın
Vardiya amiri, depo sorumlusu veya güvenlik görevlisi gibi görevlerde anahtar teslimi vardiya devir formunun parçası olmalıdır.
Görev değişikliklerinde erişimi yeniden değerlendirin
Çalışan farklı bölüme geçtiğinde artık erişmemesi gereken alanlara ait anahtarlar geri alınmalıdır.
Uzun süreli izinlerde kontrol uygulayın
Kritik alan anahtarları, uzun süreli izin veya geçici görevlendirme döneminde yedek sorumluya teslim edilebilir.
İşten çıkışta liste üzerinden iade alın
Anahtar teslimi genel zimmet kontrolünün ayrı ve zorunlu bir adımı olmalıdır. Çıkış formunda tüm anahtar kodları tek tek kontrol edilmelidir.
Dijital erişim sistemleriyle birlikte değerlendirin
Kartlı geçiş, şifreli kilit veya elektronik erişim kullanılıyorsa fiziksel anahtar ve dijital yetkiler aynı süreç içinde kapatılmalıdır.
Periyodik sayım yapın
Belirli dönemlerde anahtar envanteri ile gerçek anahtarlar karşılaştırılmalı, eksik veya kayıt dışı anahtarlar araştırılmalıdır.
Anahtar yönetimi performans göstergeleri
- Kayıp anahtar sayısı,
- Geç iade oranı,
- Kayıt dışı kopya sayısı,
- Kilit değişim maliyeti,
- İşten çıkışta açık zimmet sayısı.
Anahtar ve kilit yönetimi kontrol listesi
- Tüm anahtarlar kodlandı mı?
- Anahtar envanteri güncel mi?
- Yetki seviyeleri görev bazında mı?
- Zimmet kayıtları tutuluyor mu?
- Yedek anahtarlar güvenli yerde mi?
- Kopyalama yetkisi sınırlandırıldı mı?
- Kayıp bildirim süreci var mı?
- İşten çıkışta anahtar kontrolü yapılıyor mu?
Sonuç
İşyerinde anahtar ve kilit yönetimi; envanter, yetki, zimmet, yedekleme, kayıp bildirimi, periyodik kontrol ve işten çıkış iadesi adımlarından oluşan bütünsel bir güvenlik sürecidir.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin