Seyahat ve harcırah politikası, çalışanların iş nedeniyle yaptığı ulaşım, konaklama ve yemek giderlerinin hangi koşullarda karşılanacağını açıklar.
Seyahat onay sürecini belirleyin
Görev, tarih, lokasyon, tahmini bütçe ve onaylayan yönetici kayıt altına alınmalıdır.
Ulaşım seçeneklerini tanımlayın
Uçak, otobüs, tren, taksi, kiralık araç ve kişisel araç kullanım kuralları belirlenmelidir.
Konaklama limitleri oluşturun
Şehir, görev seviyesi veya seyahat süresine göre üst sınırlar belirlenebilir.
Yemek ve günlük giderleri açıklayın
Sabit harcırah veya belge karşılığı ödeme yöntemlerinden hangisinin kullanılacağı yazılmalıdır.
Seyahat avansı sürecini düzenleyin
Avans talebi, ödeme tarihi ve dönüş sonrası kapatma süresi belirlenmelidir.
Belge gerekliliklerini yazın
Fatura, fiş, bilet ve ödeme kanıtlarının hangi formatta sunulacağı açıklanmalıdır.
İptal ve değişiklikleri yönetin
Kullanılmayan rezervasyon maliyetlerinin nasıl değerlendirileceği belirlenmelidir.
Masraf onay takvimi oluşturun
Çalışanın masrafını hangi sürede bildireceği ve ödemenin ne zaman yapılacağı açıklanmalıdır.
Politikanın kapsamını belirleyin
Politika; yurt içi ve yurt dışı seyahatleri, günlük görevleri, uzun süreli görevlendirmeleri, eğitimleri, müşteri ziyaretlerini ve fuar katılımlarını kapsayabilir.
Seyahat öncesi onay akışı oluşturun
| Bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Seyahat amacı | Görev veya iş gerekçesi |
| Tarih ve lokasyon | Başlangıç, dönüş ve gidilecek yer |
| Tahmini bütçe | Ulaşım, konaklama ve günlük gider |
| Onaylayan | Yetki limitine göre yönetici |
Yetki limitleri belirleyin
Yurt içi, yurt dışı, yüksek bütçeli veya uzun süreli seyahatler için farklı onay seviyeleri tanımlanabilir.
Rezervasyon yöntemini standartlaştırın
Rezervasyonların çalışan tarafından mı, anlaşmalı acente tarafından mı yoksa merkezi satın alma ekibiyle mi yapılacağı belirtilmelidir.
Ulaşım sınıflarını açıklayın
- Uçak bileti sınıfı,
- Tren veya otobüs tercihi,
- Taksi kullanım koşulları,
- Kiralık araç yetkisi,
- Kişisel araç kullanım esasları.
Kişisel araç kullanımını düzenleyin
Kilometre ödemesi, yakıt, otoyol, otopark, sigorta ve kaza sorumluluğu açıkça yazılmalıdır.
Konaklama limitlerini oluşturun
Şehir, ülke, görev seviyesi ve dönemsel fiyat farklılıklarına göre limit belirlenebilir. Güvenlik ve lokasyon da fiyat kadar önemlidir.
Yemek ve günlük gider yöntemini seçin
Sabit gündelik, belge karşılığı ödeme veya karma model kullanılabilir. Aynı giderin iki kez ödenmesini önleyecek kural bulunmalıdır.
Karşılanabilir ve karşılanamaz giderleri ayırın
| Karşılanabilir | Genellikle karşılanmayan |
|---|---|
| Görevle ilgili ulaşım | Kişisel eğlence gideri |
| Uygun konaklama | Minibar ve kişisel alışveriş |
| İş amaçlı iletişim | Refakatçi gideri |
| Gerekli vize ve sigorta | Politika dışı sınıf farkı |
Seyahat avansını planlayın
Avans tutarı tahmini giderlere göre belirlenmeli, ödeme tarihi ve dönüş sonrası kapatma süresi yazılmalıdır.
Dövizli işlemleri düzenleyin
Hangi kurun kullanılacağı, kur farkının nasıl değerlendirileceği ve yabancı para belgelerinin nasıl kaydedileceği açıklanmalıdır.
Belge gerekliliklerini belirleyin
Fatura, fiş, bilet, ödeme kanıtı ve açıklama alanlarının hangi formatta sunulacağı yazılmalıdır.
Kayıp belge süreci oluşturun
Belgesi kaybolan harcamalar için yönetici onayı, yazılı açıklama ve sınırlı istisna kuralı bulunabilir.
İptal ve değişiklik maliyetlerini yönetin
Gereksiz iptal ücretlerinin önlenmesi için seyahat değişikliğinin nedeni ve onayı kayıt altına alınmalıdır.
Hafta sonu ve kişisel uzatma kurallarını yazın
Çalışan iş seyahatini kişisel tatille birleştiriyorsa ek maliyetlerin kime ait olduğu ve sigorta kapsamı açıklanmalıdır.
Güvenlik ve acil durum sürecini ekleyin
- Acil iletişim numarası,
- Seyahat sigortası,
- Riskli bölge onayı,
- Sağlık ve güvenlik bilgilendirmesi,
- Konum ve dönüş teyidi.
Masraf bildirim takvimi oluşturun
Çalışanın dönüşten sonra kaç gün içinde form dolduracağı, yöneticinin onay süresi ve ödeme tarihi açıklanmalıdır.
Masraf denetimi yapın
Mükerrer belge, limit aşımı, politika dışı harcama ve açıklamasız giderler sistem tarafından işaretlenebilir.
Seyahat politikası kontrol listesi
- Seyahat onayı kayıtlı mı?
- Ulaşım ve konaklama limitleri açık mı?
- Gündelik veya belge yöntemi belirli mi?
- Avans kapatma süresi tanımlı mı?
- Döviz kuru yöntemi açık mı?
- Kayıp belge süreci var mı?
- Masraf bildirim takvimi belirli mi?
- Güvenlik ve acil durum planı bulunuyor mu?
Sonuç
Seyahat ve harcırah politikası; onay, bütçe, ulaşım, konaklama, gündelik, avans, belge, döviz, iptal ve masraf kapatma süreçlerini açık biçimde düzenlemelidir.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin