Toplu işe alım, kısa süre içerisinde onlarca hatta yüzlerce çalışanın bulunması, değerlendirilmesi ve işe başlatılması sürecidir. Özellikle yeni fabrika açılışları, üretim kapasitesi artışları, organize sanayi bölgelerindeki yatırımlar, sezonluk üretimler ve büyük projeler sırasında işletmeler aynı anda yüksek sayıda personel ihtiyacıyla karşı karşıya kalmaktadır.
Ancak toplu işe alım yalnızca çok sayıda aday bulmaktan ibaret değildir. Yanlış planlanan süreçlerde işe başlamama oranı yükselir, ilk ay içerisinde personel devir hızı artar, üretim hedefleri aksayabilir ve şirket ciddi maliyetlerle karşılaşabilir.
Başarılı bir toplu işe alım operasyonu; doğru planlama, güçlü aday havuzu, standart değerlendirme kriterleri, hızlı organizasyon ve etkin oryantasyon süreçlerinin birlikte yürütülmesini gerektirir.
Toplu işe alım hangi durumlarda uygulanır?
Her işletmenin toplu işe alım ihtiyacı farklı nedenlerle ortaya çıkabilir.
- Yeni fabrika açılışları
- Üretim kapasitesinin artırılması
- Yeni vardiya kurulması
- Yeni üretim hattının devreye alınması
- Mevsimsel üretim artışları
- Lojistik merkezi açılışları
- Depo büyütme projeleri
- Çağrı merkezi genişlemeleri
- Yeni mağaza açılışları
- Büyük yatırım projeleri
Bu tür projelerde işe alım süreci çoğu zaman birkaç hafta içerisinde tamamlanmak zorundadır. Bu nedenle plansız ilerlemek ciddi zaman kaybına neden olur.
İnsan kaynağı ihtiyacını doğru analiz edin
Toplu işe alım başlamadan önce ihtiyaç analizinin detaylı yapılması gerekir.
İnsan kaynakları ile ilgili bölüm yöneticileri birlikte çalışarak aşağıdaki soruların tamamını cevaplamalıdır.
- Toplam kaç personel alınacak?
- Hangi departmanlara alım yapılacak?
- Kaç vardiya bulunuyor?
- Her vardiyada kaç kişi çalışacak?
- Kadrolu ve geçici personel sayısı nedir?
- Kadın ve erkek çalışan dağılımı nasıl olacak?
- Deneyim şartı aranacak mı?
- İşe başlangıç tarihi nedir?
- Servis güzergahları hazır mı?
- Yemek organizasyonu tamamlandı mı?
Bu analiz tamamlanmadan ilana çıkılması süreç boyunca sürekli değişiklik yapılmasına neden olabilir.
Detaylı işe alım takvimi hazırlayın
Toplu işe alım projelerinde zaman yönetimi en kritik konulardan biridir.
Süreç geriye doğru planlanmalıdır.
- İşe başlama tarihi
- Oryantasyon günü
- İş güvenliği eğitimi
- Sağlık raporu süreci
- Evrak teslim tarihleri
- Mülakat günleri
- Telefon ön görüşmeleri
- İlan yayın tarihi
- Aday toplama süreci
Her aşamanın sorumlusu belirlenmeli ve günlük ilerleme raporları hazırlanmalıdır.
Aday kaynaklarını çeşitlendirin
Tek bir kariyer platformundan yüzlerce kaliteli aday bulmak çoğu zaman mümkün değildir.
Başarılı projelerde farklı kaynaklar aynı anda kullanılır.
- Kariyer siteleri
- Şirket internet sitesi
- Sosyal medya reklamları
- Organize Sanayi Bölgeleri
- İŞKUR başvuruları
- Üniversiteler
- Meslek liseleri
- Mesleki eğitim merkezleri
- Çalışan referans programları
- Saha afiş çalışmaları
- SMS duyuruları
- WhatsApp başvuru hatları
- Bölgesel insan kaynakları firmaları
Farklı kaynaklardan gelen adayların performansı ayrıca raporlanmalıdır.
İlan metni eksiksiz hazırlanmalıdır
Eksik hazırlanan ilanlar gereksiz başvuruların artmasına neden olur.
İlanda mutlaka şu bilgiler yer almalıdır.
- Pozisyon adı
- Görev tanımı
- Çalışma saatleri
- Vardiya sistemi
- Servis bölgeleri
- Yemek imkanı
- Ücret politikası
- Prim sistemi
- Yan haklar
- Deneyim şartı
- Eğitim seviyesi
- İşe başlangıç tarihi
Telefon ön eleme sürecini standart hale getirin
Toplu işe alımlarda yüzlerce adayın farklı kişiler tarafından aranması değerlendirme standartlarının bozulmasına neden olabilir.
Bunun yerine tüm insan kaynakları uzmanlarının aynı soru setini kullanması gerekir.
Örneğin;
- Son çalıştığınız firma?
- Hangi vardiyada çalışabilirsiniz?
- Servis güzergahına uygun musunuz?
- Askerlik durumunuz nedir?
- Ne zaman işe başlayabilirsiniz?
- Beklediğiniz ücret nedir?
- Fazla mesaiye uygun musunuz?
Aday takip sistemi kullanın
Excel tabloları yüksek hacimli işe alımlarda yetersiz kalabilir.
Her aday için aşağıdaki bilgiler kayıt altına alınmalıdır.
- Başvuru tarihi
- Başvuru kaynağı
- Telefon görüşmesi
- Mülakat sonucu
- Evrak durumu
- Sağlık raporu
- İşe giriş tarihi
- Servis bilgisi
- Yedek aday durumu
- İlk gün katılım bilgisi
Grup mülakatları zaman kazandırır
Toplu işe alımlarda adaylara önce toplu bilgilendirme yapılması önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlar.
Bu sunumda aşağıdaki konular anlatılmalıdır.
- Şirket tanıtımı
- Üretim alanları
- Çalışma sistemi
- Vardiyalar
- Servis güzergahları
- Ücret ve yan haklar
- İş güvenliği kuralları
- Kariyer imkanları
Daha sonra birebir değerlendirmeye geçilmelidir.
Teknik değerlendirmeleri unutmayın
CNC operatörü, kaynakçı, bakım teknisyeni, forklift operatörü, kalite kontrol uzmanı ve benzeri teknik pozisyonlarda uygulamalı sınav yapılması işe alım kalitesini artıracaktır.
Yedek aday havuzu oluşturun
Toplu işe alımlarda adayların tamamı işe başlamayabilir.
Ortalama olarak;
- Mülakata gelmeyen adaylar
- Sağlık raporunda elenenler
- Son anda vazgeçenler
- Başka firmaya geçenler
- İlk gün gelmeyenler
- İlk hafta ayrılanlar
Bu nedenle ihtiyaç duyulan personel sayısından daha fazla adayın hazır tutulması operasyonun aksamasını önler.
İşe giriş evraklarını önceden hazırlayın
Evrak eksiklikleri işe başlangıç tarihini geciktirebilir.
Kontrol listesi oluşturularak adaylara önceden gönderilmelidir.
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Diploma
- Adli sicil kaydı
- İkametgah belgesi
- Sağlık raporu
- Fotoğraf
- Banka hesap bilgisi
- Askerlik belgesi
İlk iş günü profesyonel planlanmalıdır
İlk gün yaşanan karmaşa çalışanların şirkete olan ilk izlenimini olumsuz etkileyebilir.
Bu nedenle;
- Kimlik kartları hazırlanmalı
- İş kıyafetleri teslim edilmeli
- Ekipmanlar hazır olmalı
- Dolaplar belirlenmeli
- Servis listeleri oluşturulmalı
- Yemek kartları hazırlanmalı
- Departman yöneticileri hazır bulunmalı
Oryantasyon sürecini ihmal etmeyin
Toplu işe alımlarda en sık yapılan hatalardan biri çalışanları doğrudan üretime göndermektir.
Başarılı şirketlerde ilk gün mutlaka oryantasyon programı uygulanmaktadır.
- Şirket tanıtımı
- İSG eğitimi
- Acil durum planları
- Kalite standartları
- Departman tanıtımı
- Yönetici tanışmaları
- Üretim turu
İlk 90 günlük takip süreci oluşturun
Toplu işe alımın gerçek başarısı işe başlayan kişi sayısıyla değil, çalışanların şirkette kalma oranıyla ölçülmelidir.
İnsan kaynakları aşağıdaki dönemlerde düzenli takip gerçekleştirmelidir.
- 1. gün
- 3. gün
- 1. hafta
- 15. gün
- 30. gün
- 60. gün
- 90. gün
Ayrılan çalışanların nedenleri kayıt altına alınmalı ve sonraki işe alım projelerinde bu veriler kullanılmalıdır.
Toplu işe alım performansı nasıl ölçülmelidir?
Her proje sonunda aşağıdaki KPI'lar analiz edilmelidir.
- Başvuru sayısı
- Mülakata katılım oranı
- İşe alım oranı
- İşe başlamama oranı
- İlk hafta ayrılma oranı
- 30 gün elde tutma oranı
- 90 gün elde tutma oranı
- Pozisyon kapatma süresi
- Kişi başı işe alım maliyeti
- Aday memnuniyeti
Bu veriler sonraki toplu işe alım operasyonlarının daha hızlı ve daha başarılı yönetilmesini sağlar.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin