Bir adayın belirli bir tarihte belirli bir pozisyona uygun bulunmaması, o adayın şirket için kalıcı olarak uygun olmadığı anlamına gelmez. Deneyim, ücret beklentisi, lokasyon, vardiya uygunluğu ve işe başlama tarihi zaman içinde değişebilir.

Bu nedenle aday kayıtları açıklamasız “kara liste” mantığıyla değil; pozisyona bağlı, objektif, doğrulanabilir, süreli ve erişimi kontrollü değerlendirme notlarıyla yönetilmelidir.

Uygun Olmayan Aday Kayıtlarının Yönetimi neden önemlidir?

Bu rehber; sürecin yalnızca teorik olarak tanımlanmasını değil, şirket içinde sorumlusu, kaydı, kontrolü ve ölçümü bulunan uygulanabilir bir sisteme dönüştürülmesini amaçlar.

Değerlendirme sonucunu pozisyona bağlayın

Adayın hangi ilan, tarih ve değerlendirme aşaması için uygun bulunmadığı kaydedilmelidir.

Aynı aday başka görev için yeniden değerlendirilebilir.

Genel “uygun değil” kodu yerine pozisyona özel neden kullanılmalıdır.

Objektif değerlendirme kriterleri oluşturun

Deneyim, teknik beceri, belge, vardiya, lokasyon, ücret ve işe başlama uygunluğu gibi işle ilgili kriterler kullanılmalıdır.

Kriterler bütün adaylara tutarlı biçimde uygulanmalıdır.

Görüşmecinin kişisel beğenisi karar kriteri yapılmamalıdır.

Geçici ve kalıcı engelleri ayırın

Eksik deneyim, yüksek ücret beklentisi, taşınma planı veya geç işe başlama geçici olabilir.

Belge süresi dolması veya eğitim eksikliği giderilebilir durumdur.

Ciddi güvenlik olayı gibi kayıtlar somut kanıt, tarih ve yetkili inceleme gerektirir.

Serbest metin notlarını sınırlandırın

Hakaret, görünüş yorumu, sağlık tahmini, aile durumu veya kişisel kanaat yazılmamalıdır.

Notlar kısa, işle ilgili ve doğrulanabilir olmalıdır.

Standart sonuç kodları serbest metin kullanımını azaltır.

Ciddi olayları somut biçimde kaydedin

Tehdit, şiddet, kasıtlı sahte belge veya güvenlik riski gibi olaylarda tarih, kanal, tanık ve olay açıklaması bulunmalıdır.

Söylenti veya doğrulanmamış bilgi kalıcı kayıt nedeni yapılmamalıdır.

Kayıt hukuk ve veri koruma açısından yetkili kişi tarafından incelenmelidir.

Aday verisine erişimi kısıtlayın

Notlar yalnızca işe alım sürecindeki yetkililerce görülebilmelidir.

Bölüm yöneticisi yalnızca karar için gerekli bilgiyi görmelidir.

Sistem erişimleri periyodik olarak gözden geçirilmelidir.

Saklama süresi ve silme kuralı belirleyin

Adayın aydınlatılması, onayı veya hukuki işleme şartı şirketin veri politikasıyla uyumlu olmalıdır.

Güncelliğini kaybeden kayıtlar süresiz tutulmamalıdır.

Silme, anonimleştirme veya yeniden onay alma süreci tanımlanmalıdır.

Adayın düzeltme talebini yönetin

Yanlış iletişim bilgisi, eğitim, deneyim veya değerlendirme kaydı için başvuru kanalı bulunmalıdır.

Düzeltme talebi kayıt altına alınmalı ve sonucu adaya bildirilmelidir.

Eski notun sessizce değiştirilmesi yerine değişiklik geçmişi korunabilir.

Yeniden değerlendirme tarihi belirleyin

Geçici nedenlerle elenen adaylara altı ay veya on iki ay sonra yeniden değerlendirme etiketi verilebilir.

Yeni pozisyon açıldığında adayın güncel özgeçmişi istenmelidir.

Eski değerlendirme otomatik ret nedeni olmamalıdır.

Ayrımcılık riskini düzenli denetleyin

Ret nedenlerinin belirli yaş, cinsiyet, engellilik veya başka kişisel özellik gruplarında yoğunlaşıp yoğunlaşmadığı incelenmelidir.

Görüşmeci bazında ret oranları karşılaştırılabilir.

Objektif olmayan kodlar sistemden kaldırılmalıdır.

Uygulama kontrol listesi

Pozisyon ve ilan bağlantısı: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Değerlendirme tarihi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Standart ret nedeni: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Somut görüşme notu: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Geçici/kalıcı sınıflandırma: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Yeniden değerlendirme tarihi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Erişim yetkisi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Saklama süresi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Aday düzeltme kanalı: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Silme/anonimleştirme kuralı: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Ayrımcılık kontrolü: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Değişiklik geçmişi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.

Ölçülebilecek temel göstergeler

Gösterge	Nasıl izlenir?	Kontrol sıklığı
Genel 'uygun değil' kullanım oranı	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık
Yeniden değerlendirilen aday sayısı	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık
Eksik ret nedeni oranı	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık
Aday düzeltme talebi	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık
Süresi dolmuş kayıt sayısı	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık
Görüşmeci bazlı ret farkı	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık

Sık yapılan uygulama hataları

Açıklamasız kara liste tutmak
Kişisel görünüş yorumu yazmak
Eski ret kararını bütün pozisyonlara uygulamak
Kayıtları süresiz saklamak
Bütün yöneticilere aday notu erişimi vermek

30 günlük uygulama planı

1–5. gün: Mevcut uygulamayı, belgeleri, sorumluları ve sorunları tespit edin.
6–10. gün: Politika, form, yetki ve onay akışının ilk taslağını hazırlayın.
11–15. gün: İlgili yöneticiler, çalışan temsilcileri ve uzmanlarla taslağı test edin.
16–20. gün: Pilot uygulamayı sınırlı bir bölüm veya çalışan grubunda başlatın.
21–25. gün: Hata, gecikme, anlaşılmayan alan ve veri güvenliği sorunlarını düzeltin.
26–30. gün: Nihai prosedürü yayınlayın, sorumluları eğitin ve ilk ölçüm tarihini belirleyin.

Temel yönetim ilkesi: Süreci kişilerin hafızasına veya sözlü uygulamalara bağlı bırakmayın. Yetki, sorumluluk, kayıt, kontrol ve ölçüm adımlarını birlikte kurun.

Hukuki ve kurumsal uyum notu: Uygulama; güncel iş hukuku, sosyal güvenlik, kişisel verilerin korunması, iş sağlığı ve güvenliği, şirket sözleşmeleri ve iç düzenlemelerle birlikte değerlendirilmelidir. Şirkete özel kararlar gerektiğinde ilgili uzmanlardan görüş alınmalıdır.

Profesyonel işe alım desteği

İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.

İletişime geçin