Bordro kapanış takvimi, aylık ücret hesaplamasında kullanılacak tüm verilerin hangi tarihe kadar tamamlanacağını belirler. Takvimin bulunmaması son günlerde yoğun manuel işlem yapılmasına, hataların geç fark edilmesine ve maaş ödemesinin gecikmesine neden olabilir.
Bordro dönemini ve ödeme tarihini belirleyin
Öncelikle ücret ödeme günü, banka işlem süresi, hafta sonu ve resmî tatiller dikkate alınmalıdır. Takvim ödeme tarihinden geriye doğru planlanmalıdır.
Bordro sürecindeki tüm veri kaynaklarını çıkarın
- Puantaj ve vardiya kayıtları,
- İzin ve raporlar,
- Fazla mesai,
- Prim ve ikramiyeler,
- Avans ve kesintiler,
- İşe giriş ve çıkışlar,
- Ücret değişiklikleri,
- Banka ve muhasebe bilgileri.
Puantaj kapanış tarihini belirleyin
Çalışma, vardiya, izin, rapor ve devamsızlık kayıtlarının son kontrol tarihi açıkça yazılmalıdır. Bu tarihten sonra yapılan değişiklikler istisna sürecine alınabilir.
Yöneticilerin onay sorumluluğunu tanımlayın
Bölüm yöneticileri yalnızca veri göndermemeli, kendi ekiplerinin puantaj ve mesai kayıtlarını onaylamalıdır. Onay vermeyen veya geciken yöneticiler sistemde görünür olmalıdır.
Fazla mesai teslim süresini yazın
Mesai listelerinde çalışan, tarih, saat, görev, onaylayan ve gerekçe bulunmalıdır. Eksik veya sözlü bildirilen mesailer bordro kapanışını geciktirmemelidir.
İzin ve rapor kontrollerini tamamlayın
Yıllık izin, ücretsiz izin, sağlık raporu, mazeret izni ve devamsızlık kayıtlarının gün sayıları ile belgeleri kontrol edilmelidir.
Prim ve ek ödeme takvimini oluşturun
Satış primi, performans primi, vardiya farkı, ikramiye ve proje ödemeleri için ayrı hesaplama ve onay tarihleri belirlenebilir.
Avans ve kesintileri doğrulayın
Ay içinde yapılan avans, icra, özel kesinti, yemek, yol veya diğer tahsilatlar dayanak kayıtlarıyla birlikte kontrol edilmelidir.
İşe giriş ve çıkışları kapatın
Yeni çalışanların işe başlama tarihi, ücret bilgisi, banka hesabı ve eksik gün durumu; ayrılan personelin son çalışma günü, izin, tazminat ve diğer hesaplamaları doğrulanmalıdır.
Ücret değişikliklerini kontrol edin
Terfi, zam, görev değişikliği veya yan hak güncellemeleri onay belgesiyle karşılaştırılmalıdır. Eski ücretin kullanılması en sık bordro hatalarından biridir.
Ön bordro oluşturun
Tüm veriler toplandıktan sonra nihai ödeme öncesinde ön bordro hazırlanmalıdır. Bu aşamada net ücretler, kesintiler ve maliyetler kontrol edilir.
Geçmiş ay karşılaştırması yapın
| Kontrol alanı | İncelenecek fark |
|---|---|
| Net ücret | Beklenmeyen artış veya düşüş |
| Fazla mesai | Olağan dışı saat veya maliyet |
| Prim | Eksik veya mükerrer ödeme |
| Kesinti | Yeni veya yüksek tutarlı kesinti |
| Toplam maliyet | Bütçe ve çalışan sayısı etkisi |
Olağan dışı işlemleri raporlayın
- Geçmiş aya göre yüksek ücret farkı,
- Negatif net ücret,
- Eksik banka hesabı,
- Onaysız fazla mesai,
- Mükerrer prim,
- Çıkış yapan personele tam ödeme,
- Yeni çalışanda eksik gün hatası.
Dört göz kontrolü uygulayın
Bordroyu hazırlayan kişi ile kontrol eden kişi mümkün olduğunca farklı olmalıdır. Kritik değişikliklerde ayrıca yönetici veya finans onayı alınabilir.
Nihai bordro onayını kaydedin
Nihai onay tarihi, onaylayan kişiler ve onaylanan dosya sürümü kayıt altına alınmalıdır. Onay sonrası değişiklikler ayrı süreçte yönetilmelidir.
Banka dosyası tarihini planlayın
Bankanın işlem süresi, dosya formatı, ödeme valörü, resmî tatiller ve olası hata dönüşleri dikkate alınmalıdır. Ödeme gününe çok yakın dosya gönderilmemelidir.
Banka dosyasını bordroyla karşılaştırın
Toplam ödeme tutarı, çalışan sayısı ve banka hesapları bordro listesiyle karşılaştırılmalıdır. Dosya yükleme sonrası banka onayı kontrol edilmelidir.
Muhasebe aktarımını planlayın
Bordro fişleri, bölüm maliyetleri, yan haklar, primler ve yasal kesintiler doğru hesap kodlarına aktarılmalıdır.
Yasal bildirim takvimini bordro planına ekleyin
Bordro sonrası yapılacak sosyal güvenlik, vergi ve diğer yasal işlemler ayrı tarihlerle planlanmalıdır. Güncel mevzuat ve resmî takvimler kontrol edilmelidir.
Yedek kişi ve kriz planı oluşturun
Bordro sorumlusunun izinli, raporlu veya erişilemez olması hâlinde süreci devralacak kişi belirlenmelidir. Sistem erişimleri ve prosedürler tek kişiye bağlı kalmamalıdır.
Aylık bordro kapanış örneği
| Aşama | Sorumlu | Hedef tarih |
|---|---|---|
| Puantaj kapanışı | Bölüm yöneticileri | Ay sonu |
| Mesai ve prim onayı | Yöneticiler | Ödeme öncesi belirlenen gün |
| Ön bordro | Bordro ekibi | Kontrol tarihinden önce |
| Nihai onay | İK ve finans | Banka dosyasından önce |
| Banka yükleme | Yetkili kullanıcı | Ödeme gününden önce |
Bordro kapanış kontrol listesi
- Puantajlar onaylandı mı?
- İzin ve raporlar işlendi mi?
- Fazla mesailer onaylı mı?
- Prim ve ek ödemeler kontrol edildi mi?
- Avans ve kesintiler doğrulandı mı?
- İşe giriş ve çıkışlar kapatıldı mı?
- Geçmiş ay karşılaştırması yapıldı mı?
- Banka dosyası bordroyla eşleşiyor mu?
- Muhasebe aktarımı planlandı mı?
- Yedek sorumlu hazır mı?
Takvim performansını ölçün
- Geç gelen veri sayısı,
- Son dakika değişikliği sayısı,
- Bordro hata oranı,
- Banka dosyası düzeltme sayısı,
- Ödeme gecikmesi,
- Onay süreleri.
Sonuç
Aylık bordro kapanış takvimi; puantaj, izin, mesai, prim, avans, işe giriş-çıkış, ön bordro, kontrol, banka ve muhasebe aşamalarını sorumlu ve son tarihle birlikte göstermelidir. Sürecin güvenilirliği, açık takvim, görev ayrılığı, yedek sorumlu ve olağan dışı işlem kontrolleriyle sağlanır.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin