Bordro süreçlerinde çalışan bilgileri çoğu zaman puantaj, izin, bordro, muhasebe ve banka sistemleri arasında aktarılır. Farklı sistemlerin birbiriyle uyumsuz çalışması eksik gün, yanlış fazla mesai veya hatalı ödeme oluşturabilir.
Veri kaynaklarını belirleyin
Çalışma günü, izin, fazla mesai, ücret, prim, banka ve muhasebe bilgilerinin hangi sistemden geldiği açıkça tanımlanmalıdır.
Ortak çalışan anahtarı kullanın
Farklı sistemlerde çalışanların aynı sicil numarasıyla eşleştirilmesi gerekir. Ad ve soyadla eşleştirme hataya açıktır.
Alan eşleştirme tablosu hazırlayın
Bir sistemdeki alanın diğer sistemde hangi alana aktarıldığı belgelenmelidir.
Tarih ve sayı formatlarını kontrol edin
Virgül, nokta, tarih sırası ve saat formatı farklılıkları yanlış aktarım oluşturabilir.
Aktarım öncesi yedek alın
Toplu veri işlemleri öncesinde mevcut kayıtların geri yüklenebilir kopyası bulunmalıdır.
Test çalışanlarıyla kontrol yapın
Yeni entegrasyon önce sınırlı sayıda çalışan kaydı üzerinde denenmelidir.
Aktarım sonrası toplamları karşılaştırın
Toplam çalışan sayısı, çalışma günü, fazla mesai, brüt ve net ödeme değerleri iki sistem arasında karşılaştırılmalıdır.
Hata kayıtlarını inceleyin
Aktarılmayan, tekrar eden veya geçersiz görünen kayıtlar işlem tamamlanmadan düzeltilmelidir.
Manuel değişiklikleri sınırlandırın
Aktarım sonrası yapılan manuel düzeltmelerin nedeni ve işlemi yapan kişi kayıt altında tutulmalıdır.
Veri aktarım sürecinin kapsamını yazılı hâle getirin
Bordro veri aktarımı yalnızca bir dosyanın bir sistemden dışarı alınarak başka bir sisteme yüklenmesi değildir. İşe giriş ve çıkış tarihleri, ücret bilgileri, ek kazançlar, kesintiler, izinler, raporlar, eksik gün nedenleri, fazla çalışma süreleri, banka hesapları, muhasebe hesap kodları ve yasal bildirim alanları farklı kaynaklardan gelebilir. Bu nedenle aktarım sürecinin başında hangi verinin nereden alındığı, kim tarafından kontrol edildiği ve hangi sisteme gönderildiği yazılı olarak belirlenmelidir.
Veri akış haritası oluşturun
| Veri grubu | Kaynak sistem | Hedef sistem | Kontrol sorumlusu |
|---|---|---|---|
| Çalışan kimlik ve sicil bilgileri | İnsan kaynakları sistemi | Bordro sistemi | İK operasyon |
| Puantaj ve vardiya | PDKS veya vardiya sistemi | Bordro sistemi | Puantaj sorumlusu |
| Net ödeme tutarları | Bordro sistemi | Banka ödeme dosyası | Bordro ve finans |
| Muhasebe fişi | Bordro sistemi | Muhasebe yazılımı | Muhasebe |
Aktarım öncesi dönem kilidi uygulayın
Puantaj veya ücret bilgileri aktarım sırasında değişmeye devam ederse aynı bordro farklı zamanlarda farklı sonuç verebilir. Bu nedenle aktarım başlamadan önce döneme ait veri girişleri kapatılmalı, son değişiklik zamanı kaydedilmeli ve yalnızca yetkili kullanıcıların düzeltme yapmasına izin verilmelidir.
Sicil numarası bütünlüğünü kontrol edin
Çalışanların farklı sistemlerde farklı numaralarla kayıtlı olması tekrar kayıt, yanlış kişiye ödeme ve geçmiş verinin parçalanması gibi sorunlara yol açabilir. Ad ve soyad değişebileceği veya aynı isimde birden fazla çalışan bulunabileceği için eşleştirme yalnızca isim üzerinden yapılmamalıdır.
- Her aktif çalışanın tek ve benzersiz sicil numarası var mı?
- İşten çıkıp yeniden giren çalışanlar doğru yöntemle eşleştiriliyor mu?
- Farklı şirket veya işyeri kayıtları birbirinden ayrılıyor mu?
- Silinen veya pasif edilen siciller tekrar kullanılıyor mu?
- Toplu aktarım dosyasında boş sicil satırı bulunuyor mu?
Alan eşleştirme dokümanını sürüm kontrollü yönetin
Bir sistemde “fazla mesai 1” olarak görünen alan diğer sistemde hafta içi fazla çalışma, cumartesi çalışması veya vardiya farkı anlamına gelebilir. Alan adlarının benzer olması aynı anlama geldikleri anlamına gelmez. Her alanın tanımı, veri tipi, zorunluluk durumu, uzunluğu ve hedef sistemdeki karşılığı belgelenmelidir.
Tarih, saat ve ondalık biçimlerini standartlaştırın
Özellikle CSV ve Excel aktarımlarında tarihlerin gün-ay-yıl veya ay-gün-yıl olarak yorumlanması, ondalık ayıracının virgül ya da nokta olması ve saatlerin 7,5 yerine 07:30 olarak kaydedilmesi ciddi farklar oluşturabilir. Dosya biçimi değiştirilmeden önce test edilmelidir.
Tekrar kayıt ve eksik kayıt kontrolleri uygulayın
Aynı çalışanın aynı döneme ait verisinin iki kez aktarılması çift ödeme veya çift kesinti oluşturabilir. Buna karşılık aktarım sırasında atlanan bir satır çalışanın eksik ücret almasına neden olabilir. Toplu kayıt sayısı, benzersiz sicil sayısı ve işlem toplamı birlikte karşılaştırılmalıdır.
Örnek çalışan yöntemi kullanın
Toplamların eşit görünmesi tüm çalışanların doğru olduğu anlamına gelmez. Farklı bordro senaryolarını temsil eden örnek çalışanlar seçilmelidir.
- Tam ay çalışan personel,
- Ay içinde işe giren veya çıkan personel,
- Ücretsiz izin veya raporu bulunan personel,
- Fazla mesai ve prim alan personel,
- İcra, avans veya özel kesintisi bulunan personel,
- Birden fazla vardiya türünde çalışan personel.
Aktarım sonrası mutabakat tablosu hazırlayın
Aktarımın ardından çalışan sayısı, toplam gün, toplam saat, brüt ücret, kesinti, net ödeme ve muhasebe fişi toplamları karşılaştırılmalıdır. Fark oluştuğunda sistem kullanıcıları manuel düzeltme yapmadan önce farkın kaynağını belirlemelidir.
Banka dosyasını ayrıca doğrulayın
Bordro doğru olsa bile banka dosyasında IBAN, ödeme tutarı, açıklama veya çalışan eşleşmesi hatalı olabilir. Bankaya gönderilecek dosya için kişi sayısı ve toplam ödeme tutarı bordro net toplamıyla karşılaştırılmalıdır.
Yetki ve görev ayrılığı kurun
Veriyi hazırlayan kişi ile son onayı veren kişinin farklı olması kontrol kalitesini artırır. Aynı kullanıcının veri oluşturma, değiştirme, onaylama ve bankaya gönderme yetkilerinin tamamına sahip olması risklidir.
Hata günlüğü ve düzeltme kaydı tutun
Her hata için tarih, çalışan, alan, kaynak sistem, düzeltme nedeni, işlemi yapan kişi ve onaylayan kişi kaydedilmelidir. Tekrarlayan hatalar yalnızca düzeltilmemeli, kök nedeni ortadan kaldırılmalıdır.
Acil geri dönüş planı hazırlayın
Yanlış aktarım yapıldığında hangi yedekten dönüleceği, aktarımın nasıl iptal edileceği ve manuel işlemlerin nasıl temizleneceği önceden belirlenmelidir. Geri dönüş yöntemi yalnızca teknik personelin bildiği sözlü bilgi olarak kalmamalıdır.
Aylık bordro aktarım kontrol listesi
- Dönem kilidi uygulandı mı?
- Aktif ve pasif çalışan sayıları doğrulandı mı?
- Alan eşleştirme sürümü kontrol edildi mi?
- Yedek alındı mı?
- Test aktarımı tamamlandı mı?
- Örnek çalışanlar kontrol edildi mi?
- Toplam gün, saat, brüt ve net tutarlar eşleşti mi?
- Banka dosyası ayrıca doğrulandı mı?
- Manuel düzeltmeler kayıt altına alındı mı?
- Son onay yetkili kişi tarafından verildi mi?
Sonuç
Bordro sistemleri arasındaki veri aktarımında en büyük risk, işlemin teknik olarak tamamlanmasını doğruluk göstergesi kabul etmektir. Güvenli bir süreç; veri kaynağının tanımlanması, benzersiz çalışan anahtarı, alan eşleştirme dokümanı, test aktarımı, dönem kilidi, toplam mutabakatı, örnek çalışan kontrolü, görev ayrılığı ve ayrıntılı hata kayıtlarının birlikte uygulanmasını gerektirir.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin