İnsan kaynakları prosedürlerinin farklı çalışanlarda farklı sürümlerinin bulunması uygulama karışıklığı oluşturabilir. Eski izin formu, geçersiz ücret politikası veya güncel olmayan işe giriş listesi hatalı işlem yapılmasına neden olabilir.
Her belgeye benzersiz kod verin
Prosedür, form, talimat ve politika belgeleri farklı kod sistemiyle sınıflandırılabilir.
Versiyon numarası kullanın
Her güncellemede yeni sürüm numarası ve yayın tarihi gösterilmelidir.
Değişiklik özetini yazın
Yeni sürümde hangi maddelerin değiştiği kısa biçimde açıklanmalıdır.
Onay yetkililerini belirleyin
Belgenin kim tarafından hazırlandığı, kontrol edildiği ve onaylandığı kayıt altında tutulmalıdır.
Tek yayın noktası oluşturun
Çalışanlar güncel belgeye yalnızca ortak ve yetkili sistem üzerinden ulaşmalıdır.
Eski belgeleri kullanımdan kaldırın
Eski sürümler arşivlenebilir ancak güncel dokümanlarla karışmamalıdır.
Basılı kopyaları takip edin
Pano, dosya ve çalışma alanındaki eski basılı belgeler yenileriyle değiştirilmelidir.
Çalışanları önemli değişikliklerde bilgilendirin
İşleyişi etkileyen değişiklikler yalnızca sisteme yüklenmemeli, ilgili çalışanlara duyurulmalıdır.
Düzenli gözden geçirme tarihi belirleyin
Değişiklik olmasa bile prosedürler belirli aralıklarla güncellik açısından kontrol edilmelidir.
Doküman türlerini sınıflandırın
Politika, prosedür, talimat, form, kontrol listesi, şablon ve kayıt belgeleri birbirinden ayrılmalıdır. Her tür için farklı kod ve saklama kuralı uygulanabilir.
Standart belge kimlik alanları oluşturun
- Belge adı,
- Belge kodu,
- Versiyon numarası,
- Yayın tarihi,
- Gözden geçirme tarihi,
- Hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan,
- Sayfa numarası,
- Gizlilik sınıfı.
Versiyon numaralandırma kuralı belirleyin
Küçük yazım ve biçim değişiklikleri ile süreci etkileyen büyük değişiklikler farklı numaralandırılabilir. Örneğin 1.1 küçük revizyonu, 2.0 ise süreç değişikliğini gösterebilir.
Değişiklik kayıt tablosu kullanın
| Versiyon | Tarih | Değişiklik | Onaylayan |
|---|---|---|---|
| 1.0 | İlk yayın | Belgenin oluşturulması | Yetkili yönetici |
| 1.1 | Revizyon tarihi | Form alanı güncellemesi | İK yöneticisi |
| 2.0 | Revizyon tarihi | Süreç ve yetki değişikliği | Üst yönetim |
Belge sahipliği atayın
Her dokümanın güncelliğinden sorumlu bir belge sahibi olmalıdır. Belge sahibi değişiklikleri izler, gözden geçirme tarihini takip eder ve revizyon ihtiyacını başlatır.
Tek kaynak ilkesi uygulayın
Güncel belge yalnızca merkezi doküman sisteminde yayımlanmalıdır. E-posta eki, kişisel masaüstü veya mesajlaşma uygulamasındaki kopyalar resmî kaynak olarak kullanılmamalıdır.
Eski sürümleri görünür biçimde pasifleştirin
Arşivlenen belgelerde “geçersiz”, “iptal” veya “eski sürüm” ibaresi bulunmalıdır. Çalışanların yanlışlıkla kullanmasını önlemek için arama sonuçlarında güncel sürüm öne çıkarılmalıdır.
Basılı kontrollü kopya sistemi kurun
Basılı form veya talimat zorunluysa kopya numarası, bulunduğu yer ve sorumlu kişi kaydedilmelidir. Yeni sürüm yayımlandığında eski kopyalar toplanmalı veya imha edilmelidir.
Değişiklik etkisi analizi yapın
Bir prosedür değiştiğinde bağlantılı formlar, yazılım ekranları, eğitim içerikleri, sözleşmeler ve diğer prosedürler de etkilenebilir. Revizyon yalnızca tek belge üzerinde yapılmamalıdır.
Çalışan duyuru seviyesini belirleyin
Küçük yazım düzeltmeleri için geniş duyuru gerekmeyebilir; ancak izin, ücret, vardiya, disiplin, işe alım veya çalışan haklarını etkileyen değişiklikler ilgili kişilere açıkça anlatılmalıdır.
Okundu ve anlaşıldı kaydı kullanın
Önemli politikalarda yalnızca e-posta göndermek yerine çalışanların belgeyi okuduğuna ilişkin dijital veya imzalı kayıt alınabilir. Gerektiğinde eğitim de düzenlenmelidir.
Periyodik gözden geçirme takvimi oluşturun
- Mevzuat değişikliği,
- Organizasyon değişikliği,
- Yeni yazılım veya sistem,
- Denetim bulgusu,
- Çalışan şikâyeti,
- Süreç hatası,
- Belirlenen yıllık gözden geçirme tarihi.
Versiyon kontrol denetimi yapın
- Merkezi sistemde güncel sürüm var mı?
- Eski sürümler pasif mi?
- Basılı kopyalar güncel mi?
- Belge sahipleri tanımlı mı?
- Değişiklik özeti mevcut mu?
- Onay kayıtları tamam mı?
- İlgili çalışanlara duyuru yapıldı mı?
- Bağlantılı belgeler güncellendi mi?
Sonuç
İK prosedürlerinde versiyon kontrolü; belge kodu, sürüm numarası, değişiklik özeti, onay akışı, merkezi yayın, eski sürüm yönetimi, basılı kopya takibi ve çalışan iletişiminin birlikte yürütülmesini gerektirir.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin