İnsan kaynakları yazılımı satın almak, yalnızca bir teknoloji seçimi değildir. Özlük, izin, puantaj, bordro, aday, eğitim, performans ve raporlama süreçlerinin gelecekte nasıl yürütüleceğine ilişkin işletme kararıdır.

En fazla modülü sunan ürün her zaman en doğru ürün değildir. Şirketin gerçek süreçlerini güvenli, anlaşılır, sürdürülebilir ve ölçülebilir biçimde yöneten çözüm seçilmelidir.

İnsan Kaynakları Yazılımı Seçimi neden önemlidir?

Bu rehber; sürecin yalnızca teorik olarak tanımlanmasını değil, şirket içinde sorumlusu, kaydı, kontrolü ve ölçümü bulunan uygulanabilir bir sisteme dönüştürülmesini amaçlar.

Mevcut süreç haritasını çıkarın

İşe girişten işten çıkışa kadar kullanılan bütün İK süreçleri listelenmelidir.

Her süreçte kullanılan Excel, e-posta, kağıt form ve mevcut yazılım belirlenmelidir.

Tekrarlanan veri girişi, hata ve gecikme noktaları not edilmelidir.

Zorunlu ihtiyaçları önceliklendirin

Olmazsa olmaz, önemli ve gelecekte gerekli özellikler üç gruba ayrılmalıdır.

Çalışan sayısı, şirket sayısı, lokasyon, vardiya, toplu iş sözleşmesi ve bordro yapısı dikkate alınmalıdır.

Satış sunumundaki özellik listesi yerine iş senaryosu esas alınmalıdır.

Kullanıcı rollerini tasarlayın

İK, bordro, yönetici, çalışan, finans, bilgi işlem ve üst yönetim için ayrı ekran ihtiyaçları belirlenmelidir.

Yetki devri, vekâlet ve geçici erişim senaryoları test edilmelidir.

Çalışanın yalnızca kendi verisini görmesi güvence altına alınmalıdır.

Mobil ve saha kullanımını test edin

Üretim çalışanının bordro, izin ve duyuruya telefondan erişimi değerlendirilmelidir.

Düşük internet bağlantısı, ortak kiosk ve kişisel telefon kullanmayan çalışan senaryoları düşünülmelidir.

Mobil ekran satış demosunda değil gerçek cihazlarda denenmelidir.

Entegrasyon gereksinimlerini belirleyin

Kartlı geçiş, puantaj, muhasebe, banka, e-posta, ERP, aday portalı ve resmi bildirim sistemleriyle bağlantı ihtiyacı yazılmalıdır.

API, dosya aktarımı, zamanlama ve hata kayıtları incelenmelidir.

Entegrasyon maliyeti lisans fiyatından ayrı hesaplanmalıdır.

Veri güvenliği ve uyumluluğu inceleyin

Verilerin bulunduğu ülke, veri merkezi, yedekleme, şifreleme, erişim logu ve felaket kurtarma yapısı sorulmalıdır.

Rol bazlı yetki, çok faktörlü doğrulama ve oturum güvenliği test edilmelidir.

Veri ihlali ve hizmet kesintisi sorumlulukları sözleşmede yer almalıdır.

Veri taşıma planını değerlendirin

Eski sistemdeki çalışan, izin, bordro ve belge verilerinin hangilerinin taşınacağı belirlenmelidir.

Hatalı ve mükerrer veriler taşıma öncesi temizlenmelidir.

Test taşıması, mutabakat ve geri dönüş planı hazırlanmalıdır.

Gerçek senaryolu demo uygulayın

Yeni işe giriş, vardiya değişikliği, izin onayı, bordro görüntüleme, görev değişikliği ve işten çıkış senaryoları canlı uygulanmalıdır.

Satıcı personeli yerine şirket kullanıcılarının işlemi kendileri yapması sağlanmalıdır.

Hata mesajları, işlem süresi ve kullanıcı kolaylığı kaydedilmelidir.

Toplam sahip olma maliyetini hesaplayın

Lisans, kullanıcı, şirket, modül, kurulum, eğitim, veri taşıma, entegrasyon, destek ve güncelleme maliyetleri birlikte hesaplanmalıdır.

Çalışan sayısı arttığında fiyat değişimi görülmelidir.

Sözleşme feshi ve veri dışa aktarma maliyeti de değerlendirilmelidir.

Uygulama ve değişim planı hazırlayın

Proje yöneticisi, ana kullanıcılar, test ekibi ve karar kurulu belirlenmelidir.

Pilot bölüm, eğitim, paralel kullanım ve canlıya geçiş tarihleri planlanmalıdır.

Başarı ölçütleri canlıya geçmeden önce tanımlanmalıdır.

Uygulama kontrol listesi

Süreç haritası: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Zorunlu özellik listesi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Kullanıcı ve rol sayısı: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Mobil kullanım: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Entegrasyonlar: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Veri güvenliği: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Yedekleme ve felaket kurtarma: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Veri taşıma: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Gerçek senaryolu demo: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Raporlama: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Toplam maliyet: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Destek SLA: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Fesih ve veri dışa aktarma: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Uygulama planı: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.

Ölçülebilecek temel göstergeler

Gösterge	Nasıl izlenir?	Kontrol sıklığı
Manuel işlem süresi azalması	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık
Hata oranı	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık
Çalışan portalı kullanım oranı	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık
Destek talebi çözüm süresi	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık
Entegrasyon başarısı	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık
Rapor hazırlama süresi	Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır.	Aylık veya üç aylık

Sık yapılan uygulama hataları

Yalnızca fiyat üzerinden seçim yapmak
Demo yerine sunum izlemek
Veri taşıma maliyetini hesaba katmamak
Saha çalışanını test sürecine dahil etmemek
Sözleşme çıkış koşullarını incelememek

30 günlük uygulama planı

1–5. gün: Mevcut uygulamayı, belgeleri, sorumluları ve sorunları tespit edin.
6–10. gün: Politika, form, yetki ve onay akışının ilk taslağını hazırlayın.
11–15. gün: İlgili yöneticiler, çalışan temsilcileri ve uzmanlarla taslağı test edin.
16–20. gün: Pilot uygulamayı sınırlı bir bölüm veya çalışan grubunda başlatın.
21–25. gün: Hata, gecikme, anlaşılmayan alan ve veri güvenliği sorunlarını düzeltin.
26–30. gün: Nihai prosedürü yayınlayın, sorumluları eğitin ve ilk ölçüm tarihini belirleyin.

Temel yönetim ilkesi: Süreci kişilerin hafızasına veya sözlü uygulamalara bağlı bırakmayın. Yetki, sorumluluk, kayıt, kontrol ve ölçüm adımlarını birlikte kurun.

Hukuki ve kurumsal uyum notu: Uygulama; güncel iş hukuku, sosyal güvenlik, kişisel verilerin korunması, iş sağlığı ve güvenliği, şirket sözleşmeleri ve iç düzenlemelerle birlikte değerlendirilmelidir. Şirkete özel kararlar gerektiğinde ilgili uzmanlardan görüş alınmalıdır.

Profesyonel işe alım desteği

İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.

İletişime geçin