İnsan kaynakları risk analizi, şirketin çalışanlarla ilgili süreçlerinde ortaya çıkabilecek operasyonel, mali, hukuki, güvenlik ve itibar risklerini önceden belirlemeyi amaçlar.
İK riskleri yalnızca dava veya mevzuat ihlaliyle sınırlı değildir. Kritik bir çalışanın ayrılması, yanlış bordro ödemesi, yüksek çalışan devri, yetkisiz veri paylaşımı, yetersiz yönetici davranışı veya yanlış işe alım da şirket faaliyetlerini ciddi biçimde etkileyebilir.
Etkili analiz; riski tanımlamak, olasılık ve etkiyi puanlamak, mevcut kontrolleri değerlendirmek, kalan riski görmek ve sorumlu kişiye bağlı aksiyon planı oluşturmak üzerine kurulmalıdır.
Risk Kategorilerini Oluşturun
Risklerin ortak başlıklar altında sınıflandırılması analiz ve raporlamayı kolaylaştırır.
- İşe alım
- İş gücü devamlılığı
- Bordro ve ödeme
- Performans ve disiplin
- Veri güvenliği
- İş sağlığı ve güvenliği
- Yönetici davranışı
- Eğitim ve yetkinlik
- Kritik görevler
- Tedarikçi ve dış kaynak personel
Risk Envanteri Hazırlayın
Her süreç sahibi kendi alanındaki riskleri listelemelidir. Yalnızca insan kaynakları ekibinin görüşüyle yetinilmemeli; yöneticiler, bordro, hukuk, finans, iş güvenliği ve bilgi işlem de sürece katılmalıdır.
- Risk tanımı
- Neden
- Olası sonuç
- Etkilenen süreç
- Mevcut kontrol
- Risk sahibi
Olasılık ve Etki Puanlaması Yapın
Her riskin gerçekleşme ihtimali ve gerçekleştiğinde oluşturacağı etki ayrı ayrı puanlanmalıdır.
Puanlama ölçeğinin anlamı açık olmalı ve tüm bölümlerde aynı kullanılmalıdır.
- 1: çok düşük
- 2: düşük
- 3: orta
- 4: yüksek
- 5: çok yüksek
Kritik Personel Riskini Analiz Edin
Tek kişinin bildiği işler, müşteri ilişkileri, teknik ayarlar, şifreler ve karar süreçleri belirlenmelidir.
Bu kişilerin ayrılması veya uzun süre işe gelememesi durumunda işin nasıl devam edeceği planlanmalıdır.
- Yedek kişi var mı?
- Süreç yazılı mı?
- Bilgi aktarımı yapıldı mı?
- Ayrılma ihtimali yüksek mi?
- Piyasada alternatif bulunabilir mi?
İşe Alım Risklerini Değerlendirin
Yanlış aday seçimi, uzun kapanma süresi, eksik referans kontrolü ve yüksek erken ayrılma maliyet yaratabilir.
- Pozisyonun açık kalma süresi
- İlk 90 gün ayrılma oranı
- Teklif reddi oranı
- Kaynak kalitesi
- Yanlış işe alım maliyeti
- Aday deneyimi şikâyetleri
Bordro ve Ödeme Risklerini İnceleyin
Manuel veri girişi, tek kişi kontrolü, geç gelen puantaj, banka listesi hatası ve yetkisiz değişiklikler kritik risk oluşturabilir.
- Çift kontrol var mı?
- Değişiklik kaydı tutuluyor mu?
- Banka listesi doğrulanıyor mu?
- Puantaj kapanış takvimi var mı?
- Yetki ayrılığı uygulanıyor mu?
Çalışan Devri ve Devamsızlık Riskini Ölçün
Yüksek devir ve devamsızlık; üretim kaybı, kalite düşüşü, işe alım maliyeti ve yönetici yükü oluşturur.
- Bölüm bazlı devir
- İlk yıl ayrılma
- Kritik pozisyon ayrılma
- Devamsızlık günü
- Yönetici bazlı farklılık
- Çıkış nedeni
Veri Güvenliği Risklerini Değerlendirin
Özgeçmişler, bordrolar, sağlık belgeleri ve disiplin kayıtları gibi bilgiler yalnızca yetkili kişilerce erişilebilir olmalıdır.
- Yanlış alıcıya e-posta
- Paylaşımlı klasör erişimi
- Kişisel cihaz kullanımı
- Basılı belge güvenliği
- Şifre paylaşımı
- İşten ayrılan kullanıcının açık kalması
Yönetici Davranışı Risklerini İnceleyin
Mobbing, ayrımcılık, adaletsiz vardiya, uygunsuz iletişim ve yetki kötüye kullanımı çalışan bağlılığı ve itibar üzerinde ciddi etki yaratabilir.
- Şikâyet sayısı
- Yönetici bazlı devir
- Ekip anketleri
- Disiplin kayıtları
- Çıkış görüşmeleri
- Fazla mesai dağılımı
Risk Azaltma Planı Oluşturun
Her risk için önleyici ve düzeltici aksiyonlar belirlenmelidir. Aksiyonlar genel ifadeler yerine ölçülebilir olmalıdır.
- Aksiyon
- Sorumlu
- Başlangıç tarihi
- Hedef tarih
- Kaynak ihtiyacı
- Başarı göstergesi
- Kalan risk
Erken Uyarı Göstergeleri Belirleyin
Risk gerçekleşmeden önce sinyal verebilecek veriler izlenmelidir.
- Teklif reddi artışı
- Fazla mesai yükselişi
- Kritik çalışan memnuniyetsizliği
- Bordro itirazı artışı
- Devamsızlık yükselişi
- Şikâyet yoğunluğu
- Eğitim süresi dolan belgeler
Yönetim Raporlaması Yapın
Üst yönetime yalnızca risk listesi değil, en kritik riskler ve alınması gereken kararlar sunulmalıdır.
- İlk 10 risk
- Risk eğilimi
- Geciken aksiyonlar
- Bütçe ihtiyacı
- Sorumlu yöneticiler
- Kalan risk seviyesi
Kontrol Listesi
Analiz tamamlandığında aşağıdaki maddeler doğrulanabilir.
- Risk sahipleri belli mi?
- Puanlama ortak mı?
- Kritik riskler önceliklendirildi mi?
- Aksiyonlar tarihlendirildi mi?
- Erken uyarı göstergeleri var mı?
- Yönetim düzenli bilgilendiriliyor mu?
- Analiz değişikliklerde yenileniyor mu?
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin