İş analizi, bir pozisyonun neden var olduğunu, hangi görevleri yerine getirdiğini, hangi sonuçlardan sorumlu olduğunu, kimlerle çalıştığını, hangi koşullarda yürütüldüğünü ve işi yapacak kişide hangi bilgi, beceri ve yetkinliklerin bulunması gerektiğini sistematik biçimde belirleme sürecidir.
Doğru hazırlanan iş analizi; işe alım, oryantasyon, performans değerlendirme, eğitim planlama, ücret yönetimi, kariyer yolu, yedekleme ve organizasyon tasarımı süreçlerinin ortak temelini oluşturur. Eski, çok genel veya gerçeği yansıtmayan görev tanımları ise yanlış aday seçimine, rol çatışmasına, performans tartışmalarına ve ücret adaletsizliğine neden olabilir.
İş analizi ile görev tanımını birbirinden ayırın
İş analizi bilgi toplama ve değerlendirme sürecidir. Görev veya pozisyon tanımı ise bu analiz sonucunda hazırlanan yazılı belgedir. Analiz yapılmadan yalnızca eski metinlerin kopyalanması gerçek işi yansıtmayabilir.
Analiz kapsamını belirleyin
Hangi pozisyonların analiz edileceği, öncelik sırası, sorumlu ekip, yöntem ve hedef tarih belirlenmelidir. Yeni kurulan, yüksek devir yaşayan, kritik veya rol belirsizliği bulunan pozisyonlar öncelikli olabilir.
Bilgi toplama yöntemlerini birlikte kullanın
- Çalışanla birebir görüşme,
- Yönetici görüşmesi,
- İş başında gözlem,
- Anket ve görev günlüğü,
- Süreç akışlarının incelenmesi,
- Performans ve kalite kayıtları,
- Mevcut prosedür ve talimatlar,
- Benzer pozisyon karşılaştırmaları
tek başına yeterli olmayabilir. Çalışanın anlattığı iş ile yöneticinin beklediği iş arasındaki fark özellikle incelenmelidir.
Pozisyonun varlık nedenini yazın
Her pozisyon için bir veya iki cümlelik amaç tanımı hazırlanmalıdır. Amaç, pozisyonun şirkete sağladığı temel katkıyı anlatmalıdır.
“Üretim yapmak” yerine “onaylı üretim planını kalite, güvenlik ve verimlilik standartlarına uygun biçimde gerçekleştirmek” gibi sonuç odaklı ifade kullanılabilir.
Görevleri sıklık ve önem derecesine göre sınıflandırın
Günlük, haftalık, aylık, dönemsel ve olağan dışı görevler ayrı ele alınmalıdır. Her görev için ne yapıldığı, neden yapıldığı, hangi araçla yapıldığı ve beklenen çıktı yazılabilir.
Çok uzun ve tekrar eden listeler yerine anlamlı görev grupları oluşturulmalıdır.
Temel sorumluluk alanlarını tanımlayın
Sorumluluk, çalışanın hangi sonuçtan hesap verebilir olduğunu gösterir. Kalite, zaman, maliyet, ekip, müşteri, stok, veri veya güvenlik sorumlulukları ayrı belirtilebilir.
Yetki sınırlarını açıkça yazın
Çalışanın hangi konularda karar verebileceği, hangi harcama veya onay limitine sahip olduğu, hangi durumda yöneticisine başvurması gerektiği net olmalıdır. Sorumluluk verip yetki vermemek işin gecikmesine yol açar.
Raporlama ve iş ilişkilerini gösterin
Pozisyonun doğrudan bağlı olduğu yönetici, fonksiyonel bağlılığı, yönettiği çalışanlar, düzenli iletişim kurduğu bölümler ve dış paydaşlar belirtilmelidir.
Matris yapıda birden fazla yönetici varsa öncelik ve karar alanları açıklanmalıdır.
Çalışma koşullarını ayrıntılı tanımlayın
- Vardiya ve çalışma saatleri,
- Saha veya ofis oranı,
- Seyahat gerekliliği,
- Ayakta veya kapalı alanda çalışma,
- Gürültü, sıcaklık, toz ve kimyasal ortam,
- Kişisel koruyucu donanım,
- Fiziksel hareket ve yük gerekliliği,
- Uzaktan çalışma imkânı
gerçekçi ve ayrımcılığa yol açmayacak biçimde yazılmalıdır.
Zorunlu nitelikleri abartmayın
Eğitim, deneyim, belge, yabancı dil ve teknik bilgi şartları yalnızca iş için gerçekten gerekli olduğunda zorunlu tutulmalıdır. Gereksiz yüksek şartlar aday havuzunu daraltır.
Yetkinlikleri davranış göstergeleriyle tanımlayın
“İletişimi güçlü” gibi genel ifadeler yerine “farklı bölümlerden gelen bilgileri açık biçimde aktarır, anlaşmazlıkları zamanında gündeme getirir” gibi gözlenebilir davranışlar kullanılmalıdır.
Teknik, yönetsel ve davranışsal yetkinlikler ayrı gösterilebilir.
Performans göstergelerini pozisyona bağlayın
Pozisyonun başarısının hangi sonuçlarla ölçüleceği tanımlanmalıdır. Üretim miktarı, hata oranı, zamanında teslim, müşteri memnuniyeti, bütçe uyumu, çalışan gelişimi veya proje tamamlanma oranı kullanılabilir.
Çalışanın kontrol edemediği sonuçlar tek başına performans kriteri yapılmamalıdır.
İş sağlığı ve güvenliği sorumluluklarını ekleyin
Talimatlara uyma, kişisel koruyucu donanım kullanma, tehlike bildirme, ekipman kontrolü ve acil durum sorumlulukları pozisyona göre belirtilmelidir.
Kalite ve bilgi güvenliği yükümlülüklerini tanımlayın
Doküman kontrolü, müşteri bilgisi, ticari sır, kişisel veri, sistem erişimi ve kayıt doğruluğu gibi sorumluluklar işin niteliğine göre eklenebilir.
Pozisyonun kullandığı araç ve sistemleri listeleyin
Makine, yazılım, ölçüm cihazı, araç, ekipman veya özel sistemler tanımlanmalıdır. Bu bilgi eğitim ve işe alım planını destekler.
Görev çakışmalarını ve boşlukları analiz edin
Benzer görevlerin birden fazla pozisyonda bulunması yetki çatışması yaratabilir. Hiçbir pozisyonun sahiplenmediği işler de süreç boşluğuna neden olur. Tüm görevler organizasyon düzeyinde karşılaştırılmalıdır.
Pozisyon seviyesini değerlendirin
Karar etkisi, sorumluluk büyüklüğü, problem çözme karmaşıklığı, bilgi düzeyi ve yönetilen kaynaklar pozisyon seviyesini belirlemede kullanılabilir. Unvan yalnızca kıdeme göre verilmemelidir.
Çalışan ve yönetici doğrulaması yapın
Taslak görev tanımı çalışanla ve yöneticiyle ayrı ayrı gözden geçirilmelidir. Görüş ayrılıkları veri ve süreç üzerinden çözülmelidir. Çalışanın belgeyi okuduğunu ve anladığını teyit eden yöntem kullanılabilir.
Hukuki ifadeleri dikkatle kullanın
“Yönetimin vereceği her türlü işi yapar” gibi sınırsız ifadeler yerine pozisyonun genel kapsamı ve benzer nitelikteki görevler açık yazılmalıdır. Belge kuruma özel hukuki incelemeden geçirilmelidir.
Görev tanımını işe alım ilanına uyarlayın
Görev tanımının tamamı ilana kopyalanmamalıdır. Aday açısından önemli görevler, zorunlu nitelikler ve çalışma koşulları sade biçimde aktarılmalıdır.
Oryantasyon ve eğitim planıyla ilişkilendirin
Pozisyonun görevleri, ilk 30-60-90 günlük eğitim ve uyum planına dönüştürülebilir. Hangi görevin ne zaman ve kim tarafından öğretileceği belirlenmelidir.
Düzenli güncelleme mekanizması kurun
Organizasyon değişikliği, yeni teknoloji, yönetici değişimi, görev devri, mevzuat değişikliği veya süreç iyileştirmesi olduğunda belge güncellenmelidir. En az yılda bir gözden geçirme tarihi belirlenebilir.
Görev tanımı belge bölümleri
- Pozisyon adı ve kodu,
- Bölüm ve bağlı yönetici,
- Pozisyonun amacı,
- Temel görev ve sorumluluklar,
- Yetki sınırları,
- İç ve dış ilişkiler,
- Çalışma koşulları,
- Zorunlu nitelikler,
- Teknik ve davranışsal yetkinlikler,
- Performans göstergeleri,
- İSG ve kalite sorumlulukları,
- Onay ve güncelleme bilgileri.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin