İşten ayrılma süreci, yalnızca SGK çıkışının yapılması ve son ücretin ödenmesinden ibaret değildir. Belge, puantaj, izin, zimmet, sistem erişimi, görev devri, kişisel veri, banka, yan hak ve kurum içi bilgilendirme adımlarının birlikte yönetilmesi gerekir.
Kontrol listesi kullanılmadığında bazı işlemler tamamlanırken bazıları unutulabilir. Özellikle e-posta erişiminin açık kalması, zimmetin alınmaması, son puantajın yanlış kapanması veya görev devrinin yapılmaması finansal ve operasyonel risk oluşturur.
İşten Çıkış Kontrol Listesi neden önemlidir?
Bu rehber; sürecin yalnızca teorik olarak tanımlanmasını değil, şirket içinde sorumlusu, kaydı, kontrolü ve ölçümü bulunan uygulanabilir bir sisteme dönüştürülmesini amaçlar.
Ayrılık türünü ve son çalışma gününü doğrulayın
İstifa, işveren feshi, belirli süre bitimi, emeklilik, askerlik, ikale veya diğer ayrılık türü doğru belirlenmelidir.
Bildirim tarihi ile fiili son çalışma günü birbirinden ayrılmalıdır.
Ayrılık kodu ve belge seti hukuki değerlendirmeyle uyumlu olmalıdır.
Çıkış dosyasını oluşturun
Dilekçe, fesih bildirimi, savunma, tutanak, tebligat, izin kaydı ve teslim belgeleri ayrılığın niteliğine göre hazırlanmalıdır.
Belge tarihleri ve imzalar kontrol edilmelidir.
Çalışana verilecek ve özlük dosyasında kalacak nüshalar ayrılmalıdır.
Son puantajı ayrıntılı kapatın
Normal çalışma, hafta tatili, resmi tatil, fazla mesai, eksik gün, rapor, izin ve devamsızlık kayıtları kontrol edilmelidir.
Son gün vardiyası ve çıkış saati özellikle doğrulanmalıdır.
Puantaj yöneticisi ile bordro sorumlusu kapanış onayı vermelidir.
Tüm ödeme ve kesintileri hesaplayın
Son ücret, fazla çalışma, prim, ikramiye, kullanılmayan izin ücreti, masraf alacağı, avans ve yasal kesintiler ayrı ayrı kontrol edilmelidir.
Kıdem ve ihbar gibi haklar ayrılık türüne göre uzman değerlendirmesiyle hesaplanmalıdır.
Ödeme tarihi, banka kanalı ve bordro belgesi çalışana açıklanmalıdır.
İzin bakiyesini doğrulayın
Hak edilen, kullanılan ve kalan izin günleri kayıtlarla karşılaştırılmalıdır.
Eski dönem kağıt formlar ile dijital sistem arasında fark varsa ayrılış öncesi çözülmelidir.
İzin bakiyesi tek kişinin beyanına göre değil onaylı kayıtlara göre kapatılmalıdır.
Zimmet ve şirket varlıklarını teslim alın
Bilgisayar, telefon, SIM kart, erişim kartı, anahtar, araç, ekipman, kıyafet, evrak ve numune gibi varlıklar liste üzerinden kontrol edilmelidir.
Hasar veya eksiklik varsa durum tutanakla kayıt altına alınmalıdır.
Zimmet teslimi çalışanın son dakikasına bırakılmamalıdır.
Bilgi sistemleri erişimlerini kapatın
E-posta, ERP, CRM, VPN, ortak klasör, bulut, bordro, kartlı geçiş ve fiziksel alan erişimleri kapatılmalıdır.
Kapatma zamanı görev gereğine göre son çalışma saatiyle eşleştirilmelidir.
Ortak şifreler değiştirilerek eski çalışanın erişimi tamamen sonlandırılmalıdır.
Görev ve bilgi devrini yönetin
Açık işler, müşteri ve tedarikçi temasları, yaklaşan tarihler, dosya konumları ve bekleyen onaylar yazılı devredilmelidir.
Kişisel cihaz veya hesap üzerinde şirket verisi kalmaması sağlanmalıdır.
Devir alan kişi ve yönetici tamamlanma onayı vermelidir.
Yan hak ve dış hizmet kayıtlarını kapatın
Özel sağlık, yemek kartı, servis, araç, telefon hattı, üyelik ve diğer yan hakların sona erme tarihi bildirilmelidir.
Banka maaş listesi, sigorta brokeri ve dış hizmet sağlayıcı kayıtları güncellenmelidir.
Çalışana devam eden veya sona eren haklar açıkça anlatılmalıdır.
Çıkış görüşmesi ve kayıt kapanışı yapın
Ayrılma nedeni, yönetim, iş yükü, ücret, gelişim ve çalışma koşulları hakkında yapılandırılmış görüşme yapılabilir.
Kişisel suçlama yerine süreç geliştirme verisi toplanmalıdır.
Bütün kontrol maddeleri tamamlandıktan sonra dosya pasif arşive alınmalı ve erişim yetkisi güncellenmelidir.
Uygulama kontrol listesi
- Ayrılık türü: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Son çalışma günü: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Çıkış belgeleri: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- SGK ve resmi bildirimler: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Son puantaj: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- İzin bakiyesi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Ücret ve tazminat hesabı: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Avans/kesinti kontrolü: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Zimmet teslimi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Erişim kapatma: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Görev devri: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Yan hak kapatma: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Çıkış görüşmesi: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
- Pasif arşiv: Sorumlu kişi, hedef tarih, belge veya sistem kaydı ve tamamlanma durumu kontrol edilmelidir.
Ölçülebilecek temel göstergeler
| Gösterge | Nasıl izlenir? | Kontrol sıklığı |
|---|---|---|
| Eksik çıkış işlemi sayısı | Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır. | Aylık veya üç aylık |
| Erişim kapatma süresi | Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır. | Aylık veya üç aylık |
| Zimmet teslim tamamlama oranı | Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır. | Aylık veya üç aylık |
| Son bordro düzeltme sayısı | Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır. | Aylık veya üç aylık |
| Çıkış görüşmesi katılımı | Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır. | Aylık veya üç aylık |
| İzin bakiye uyuşmazlığı | Önceki dönem, hedef değer ve gerçekleşen sonuç karşılaştırılır. | Aylık veya üç aylık |
Sık yapılan uygulama hataları
- Çıkış işlemlerini son güne bırakmak
- Yalnızca İK'nın sorumluluğu saymak
- Erişimleri günler sonra kapatmak
- Son puantajı yöneticiden onaysız almak
- Görev devrini sözlü bırakmak
30 günlük uygulama planı
- 1–5. gün: Mevcut uygulamayı, belgeleri, sorumluları ve sorunları tespit edin.
- 6–10. gün: Politika, form, yetki ve onay akışının ilk taslağını hazırlayın.
- 11–15. gün: İlgili yöneticiler, çalışan temsilcileri ve uzmanlarla taslağı test edin.
- 16–20. gün: Pilot uygulamayı sınırlı bir bölüm veya çalışan grubunda başlatın.
- 21–25. gün: Hata, gecikme, anlaşılmayan alan ve veri güvenliği sorunlarını düzeltin.
- 26–30. gün: Nihai prosedürü yayınlayın, sorumluları eğitin ve ilk ölçüm tarihini belirleyin.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin