Çalışan banka hesabı değişikliği yüksek riskli bordro işlemlerinden biridir. Mesaj veya e-posta hesabının ele geçirilmesi durumunda ücretin yanlış hesaba gönderilmesi riski oluşabilir. Bu nedenle işlem, sıradan personel bilgi güncellemesinden daha güçlü kontrollerle yönetilmelidir.
Banka hesabı değişikliği politikasını yazın
Talebin hangi kanaldan alınacağı, kimlerin onaylayacağı, hangi tarihe kadar işleme alınacağı ve hangi doğrulama adımlarının uygulanacağı açıkça belirlenmelidir.
Standart talep formu kullanın
Çalışanın eski ve yeni hesap bilgisi, değişiklik tarihi, talep nedeni ve onayı kayıt altına alınmalıdır.
Formda bulunması gereken alanlar
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Çalışan bilgisi | Ad, sicil ve bölüm |
| Eski hesap | Mevcut kayıt |
| Yeni IBAN | Talep edilen hesap |
| Geçerlilik tarihi | Hangi bordrodan itibaren |
| Onay | Çalışan ve yetkili kayıtları |
Kimlik doğrulaması yapın
Talebin gerçekten çalışan tarafından verildiği yüz yüze, güvenli portal, iki aşamalı doğrulama veya kayıtlı telefon görüşmesiyle teyit edilmelidir.
Tek kanala güvenmeyin
Yalnızca e-posta veya mesajla gelen talepler ikinci bir doğrulama kanalıyla kontrol edilmelidir.
E-posta sahteciliği riskini değerlendirin
Çalışanın e-posta hesabı ele geçirilmiş olabilir. Gönderen adresi doğru görünse bile değişiklik doğrudan işleme alınmamalıdır.
Hesap sahibini kontrol edin
Mümkün olan durumlarda hesabın çalışana ait olup olmadığı değerlendirilmelidir. Üçüncü kişiye ait hesap talepleri ayrıca incelenmelidir.
IBAN formatını doğrulayın
Eksik veya hatalı karakterlerin ödeme dosyasına aktarılması önlenmelidir. Sistematik IBAN doğrulama kullanılabilir.
IBAN'ı manuel tekrar kontrol edin
Sisteme girilen IBAN ile talep formundaki IBAN ikinci bir kişi tarafından karşılaştırılmalıdır.
Dört göz prensibini uygulayın
Bilgiyi sisteme giren kişi ile son onayı veren kişi farklı olmalıdır.
Yetki seviyelerini belirleyin
- Talebi alan kişi,
- Kimlik doğrulayan kişi,
- Bordro sistemine giren kişi,
- Son kontrolü yapan kişi.
Değişiklik tarihini sınırlayın
Bordro kapanışından sonra gelen talepler bir sonraki ödeme dönemine aktarılabilir. İstisna durumları ayrıca onaylanmalıdır.
Acil değişiklik taleplerini ayrı yönetin
Son ödeme gününde gelen talepler yüksek risk taşır. Acil işlem için üst onay ve ek doğrulama uygulanabilir.
Eski ve yeni kaydı saklayın
Değişiklik geçmişi, işlem tarihi, eski IBAN, yeni IBAN ve işlemi yapan kullanıcı görülebilmelidir.
Değişiklik loglarını koruyun
Kayıt geçmişi sonradan değiştirilememeli veya değişiklikler denetim izinde görünmelidir.
Bordro ve banka dosyasını karşılaştırın
Bordro sistemindeki hesap ile banka ödeme dosyasındaki hesap eşleşmelidir.
Toplu ödeme öncesi değişiklik raporu alın
O ay banka hesabı değişen çalışanlar ayrıca listelenerek son kontrolden geçirilebilir.
İlk ödemeyi kontrol edin
Yeni hesaba yapılan ilk ödeme sonrasında banka ret, iade veya yanlış hesap uyarıları incelenmelidir.
Çalışana bildirim gönderin
Hesap değişikliği tamamlandığında çalışana kayıtlı iletişim kanalından bilgi verilmelidir.
Şüpheli talepler için durdurma süreci oluşturun
Farklı isimli hesap, son dakika değişikliği, alışılmadık iletişim veya çelişkili bilgi bulunursa işlem beklemeye alınmalıdır.
Yetkisiz erişimi sınırlandırın
Banka hesap bilgileri yalnızca bordro ve finans sürecinde görevli kişiler tarafından görülebilmelidir.
Veri gizliliğini koruyun
IBAN ve hesap bilgileri açık e-posta zincirlerinde veya herkesin erişebildiği klasörlerde tutulmamalıdır.
Banka hesabı değişikliği kontrol listesi
- Standart talep formu alındı mı?
- Çalışanın kimliği doğrulandı mı?
- İkinci kanaldan teyit yapıldı mı?
- Hesap sahibi kontrol edildi mi?
- IBAN formatı doğrulandı mı?
- Dört göz kontrolü uygulandı mı?
- Değişiklik geçmişi kaydedildi mi?
- İlk ödeme sonucu kontrol edildi mi?
Sonuç
Personel banka hesabı değişikliği; güvenli talep, kimlik doğrulama, IBAN kontrolü, ikinci onay, kayıt geçmişi ve ödeme sonrası kontrol adımlarından oluşmalıdır.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin