Personel dijital evrak onay sistemi, çalışanların izin, avans, fazla mesai, görev değişikliği, eğitim ve benzeri taleplerini elektronik ortamda oluşturmasını ve ilgili yöneticilerin belirlenen sırayla onaylamasını sağlar.
Kâğıt formlar veya mesajlaşma uygulamaları üzerinden yürütülen talepler kaybolabilir, hangi yöneticinin onay verdiği belirsiz kalabilir ve bordroya yanlış bilgi aktarılabilir. Dijital sistem, işlemlerin tarih, kullanıcı ve durum bilgileriyle izlenmesini sağlar.
Sistemde yönetilecek form türlerini belirleyin
Bütün personel süreçleri aynı anda dijitalleştirilmek zorunda değildir. En sık kullanılan ve hata riski yüksek formlardan başlanabilir.
- Yıllık izin talebi
- Mazeret izni talebi
- Fazla mesai talebi
- Personel avans talebi
- Vardiya değişiklik talebi
- Görev veya bölüm değişikliği
- Eğitim talebi
- Ekipman ve zimmet talebi
- İşe alım talebi
- Masraf ve harcırah formu
Her form için zorunlu alanları belirleyin
Çalışanların gereksiz bilgi girmesini önlemek için her talep türüne özel alanlar hazırlanmalıdır.
Örneğin izin talebinde şu alanlar bulunabilir:
- İzin türü
- Başlangıç tarihi
- Bitiş tarihi
- Toplam gün veya saat
- İzin açıklaması
- Görev devredilecek kişi
- Ek belge
Onay sırasını süreç bazında oluşturun
Her form aynı kişiler tarafından onaylanmamalıdır. Talep türüne, tutara, bölüme veya çalışan seviyesine göre farklı akışlar kullanılabilir.
Örnek avans onay sırası:
- Çalışanın bağlı yöneticisi
- İnsan kaynakları
- Finans veya muhasebe
- Belirli tutarın üzerinde üst yönetim
Yetki limitlerini sisteme tanımlayın
Yönetici belirli tutara kadar avans veya harcama onaylayabilirken daha yüksek tutarlar farklı yetkiliye yönlendirilebilir.
Vekâlet ve izin durumlarını yönetin
Onaylayıcı kişi izinde veya işyerinde değilse talepler sistemde beklememelidir. Geçici vekil tanımlanmalı ve vekâlet süresi açık olmalıdır.
Talep durumlarını standartlaştırın
- Taslak
- Onaya gönderildi
- Yönetici onayı bekliyor
- İnsan kaynakları kontrolünde
- Mali onay bekliyor
- Onaylandı
- Reddedildi
- Düzeltme istendi
- İptal edildi
- Uygulandı
Ret gerekçesini zorunlu hâle getirin
Talep reddedildiğinde yalnızca “reddedildi” bilgisi gösterilmemelidir. Çalışan ret nedenini anlayabilmelidir.
Değişiklik geçmişini saklayın
Çalışan veya yönetici form üzerinde değişiklik yaptığında eski ve yeni değerler kayıt altına alınmalıdır.
Zaman damgası ve kullanıcı kaydı tutun
Talebin ne zaman oluşturulduğu, kimin ne zaman onay verdiği ve hangi işlemin yapıldığı sistemde değiştirilemez kayıt olarak tutulmalıdır.
Ek belge yüklemelerini güvenli yönetin
Sağlık, mazeret veya harcama belgeleri kişisel veri içerebilir. Dosyalar ortak klasörlere veya açık mesaj gruplarına gönderilmemelidir.
Çalışana bildirim gönderin
Talep oluşturulduğunda, onaylandığında, reddedildiğinde veya düzeltme istendiğinde çalışan bilgilendirilmelidir.
Onay gecikmelerini takip edin
Belirlenen süre içinde işlem yapılmayan talepler için hatırlatma ve eskalasyon sistemi kullanılabilir.
Bordro sistemine veri aktarımı yapın
Onaylanan izin, mesai, prim, avans veya kesinti bilgilerinin bordroya manuel olarak tekrar girilmesi hata riskini artırır. Uygun sistemlerde onaylanan veriler bordro modülüne aktarılabilir.
Mükerrer talepleri önleyin
Aynı tarih veya dönem için daha önce oluşturulmuş izin, mesai veya avans talebi bulunuyorsa sistem kullanıcıyı uyarmalıdır.
Mobil kullanım kolaylığı sağlayın
Özellikle üretim çalışanlarının bilgisayar erişimi bulunmayabilir. Sistem mobil cihaz, kiosk veya personel terminali üzerinden kullanılabilir olmalıdır.
Çalışanların yalnızca kendi kayıtlarını görmesini sağlayın
Çalışan kendi taleplerini ve sonuçlarını görebilmeli, başka çalışanların kişisel taleplerine erişememelidir.
Raporlama ekranları hazırlayın
Aşağıdaki raporlar yönetime fayda sağlayabilir:
- Bekleyen toplam talep sayısı
- Talep türüne göre dağılım
- Ortalama onay süresi
- En fazla geciken onay aşamaları
- Reddedilen talepler
- Bölüm bazında izin ve mesai talepleri
- Avans tutarları ve ödeme durumu
Elektronik onay ve imza ihtiyacını ayırın
Sistem içindeki “onayla” düğmesi ile hukuken belirli nitelikte elektronik imza gerektiren işlemler aynı kabul edilmemelidir. Belgenin niteliğine göre uygun doğrulama yöntemi kullanılmalıdır.
İşten ayrılan kullanıcıların erişimini kapatın
Çalışanın işten ayrılması veya görevinin değişmesi durumunda onay yetkileri ve sistem erişimleri güncellenmelidir.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin