Eğitim ve Sertifika Takibi, işletmelerde çoğu zaman yalnızca günlük ihtiyaç ortaya çıktığında ele alınan bir konu gibi görünse de düzenli ve yazılı bir sistem kurulmadığında operasyonel karışıklık, kayıt eksikliği ve çalışan memnuniyetsizliği oluşturabilir.
Sağlıklı bir eğitim ve sertifika takibi sistemi; sorumlulukların belirlenmesini, bilgilerin güncel tutulmasını, yetkilerin sınırlandırılmasını, istisnaların kayıt altına alınmasını ve sonuçların düzenli ölçülmesini gerektirir.
Aşağıdaki rehber, uygulamayı başlangıçtan düzenli denetime kadar adım adım yapılandırmak için hazırlanmıştır.
Eğitim İhtiyaç Analizi Yapın
İhtiyaçlar pozisyon, performans, mevzuat, iş güvenliği, kalite ve kariyer planlarına göre belirlenmelidir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Zorunlu ve Gelişim Eğitimlerini Ayırın
Yasal veya göreve bağlı zorunlu eğitimlerle gelişim amaçlı programlar farklı izlenmelidir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Pozisyon Bazlı Eğitim Matrisi Kurun
Her görevin alması gereken eğitimler ve çalışanların durumu tek tabloda gösterilmelidir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Yıllık Eğitim Planı Hazırlayın
Konu, hedef grup, tarih, eğitmen, bütçe ve başarı ölçütü belirlenmelidir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Katılım Kayıtlarını Doğrulayın
Kayıt olmak, eğitime katılmak ve başarıyla tamamlamak ayrı durumlar olarak izlenmelidir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Sınav ve Uygulama Sonuçlarını Kaydedin
Puan, uygulama başarısı, tekrar ihtiyacı ve yetkinlik onayı kayıt altına alınmalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Sertifika Geçerliliklerini İzleyin
Bitiş tarihinden önce çalışan, yönetici ve insan kaynaklarına hatırlatma gönderilmelidir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Eğitim Sonrası Görev Yetkisini Güncelleyin
Belge tamamlanmadan riskli görev yetkisi verilmemelidir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Eğitim Maliyetini Hesaplayın
Eğitmen, salon, seyahat, materyal, sınav ve çalışma süresi maliyeti birlikte ele alınmalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Eğitim Etkinliğini Ölçün
Katılımcı memnuniyeti yanında davranış ve iş sonucu değişimi incelenmelidir.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Tekrar ve Tazeleme Eğitimleri Planlayın
Unutma, süreç değişikliği, yeni makine ve hata artışı durumlarında tazeleme yapılmalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Denetim Dosyası Oluşturun
Katılım, içerik, eğitmen, sınav, sertifika ve fotoğraf gibi kanıtlar düzenli saklanmalıdır.
Bu başlık için sorumlu kişi, hedef tarih, uygulanacak kontrol ve kayıt yöntemi açıkça belirlenmelidir. Sürecin yalnızca sözlü yürütülmesi yerine doğrulanabilir kayıt oluşturulması önerilir.
- Sorumlu kişi
- Uygulama tarihi
- Onay noktası
- Kayıt yöntemi
- Kontrol sıklığı
Kontrol Listesi
Eğitim ve Sertifika Takibi uygulamasının sürdürülebilir olması için yalnızca ilk kurulum değil, düzenli kontrol ve güncelleme de gerekir.
- Eğitim matrisi güncel mi?
- zorunlu eğitimler tamam mı?
- sertifikalar geçerli mi?
- başarısız katılımcılar için tekrar planı var mı?
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin