Personel işe giriş belge doğrulama süreci, yeni çalışanın sunduğu belgelerin eksiksiz, güncel, okunabilir ve ilgili pozisyon için uygun olup olmadığının kontrol edilmesini sağlar. Belgenin yalnızca dosyaya yüklenmiş olması, geçerli ve doğru olduğu anlamına gelmez.
Belge listesini pozisyona göre belirleyin
Her çalışandan aynı evrakların istenmesi yerine görev, sektör ve çalışma koşullarına göre belge listeleri hazırlanmalıdır.
- Kimlik ve iletişim bilgileri
- Banka hesap bilgileri
- Diploma veya mezuniyet belgesi
- Mesleki yeterlilik ve sertifikalar
- Ehliyet veya operatör belgeleri
- İşe uygunlukla ilgili yetkili kayıtlar
- İş sözleşmesi ve şirket formları
Belgenin okunabilirliğini kontrol edin
Kesilmiş, bulanık, eksik sayfalı veya üzerinde değişiklik şüphesi bulunan belgeler yeniden istenmelidir.
Geçerlilik tarihlerini inceleyin
Süreli sertifika ve yetki belgelerinin işe başlangıç tarihinde geçerli olması gerekir.
Belge bilgilerini aday kaydıyla karşılaştırın
Ad soyad, tarih, belge numarası ve görev bilgileri arasında uyumsuzluk bulunmamalıdır.
Doğrulama sorumlusu atayın
Belgeyi yükleyen kişi ile kontrol eden kişi sistemde ayrı alanlarda gösterilebilir.
Eksik belge durumlarını tanımlayın
- Belge bekleniyor
- Kontrol ediliyor
- Düzeltme istendi
- Doğrulandı
- Geçersiz
- Uygulanmayacak
İşe başlangıç engeli oluşturan belgeleri ayırın
Kritik belge bulunmaması durumunda çalışanın riskli veya yetki gerektiren göreve başlatılması engellenmelidir.
Kişisel verileri güvenli saklayın
Belgeler açık e-posta grupları, kişisel telefonlar veya ortak erişimli klasörlerde tutulmamalıdır.
Belge yenileme tarihlerini sisteme aktarın
Doğrulanan süreli belgeler otomatik hatırlatma sistemine bağlanmalıdır.
Profesyonel işe alım desteği
İşletmeniz için doğru personeli bulma, aday ön eleme ve işe başlatma süreçlerinde SEA Academy İK ile iletişime geçebilirsiniz.
İletişime geçin