İK süreçlerinizi kişilere bağlı olmaktan çıkarıp sistemli hale getiriyoruz.

İK yapılandırma; insan kaynakları departmanının, görevlerin, süreçlerin, politika ve prosedürlerin, onay mekanizmalarının, kayıt düzeninin ve raporlamanın şirketin çalışma biçimine göre kurulmasıdır. Kurumsallaşma ise bu sistemin kişilere bağlı kalmadan, ortak kurallarla ve düzenli kontrolle sürdürülebilmesini sağlar.

İK departmanı olmayan, 20–250 çalışanı bulunan, hızlı büyüyen, üretime yeni başlayan, aile şirketi olan, İK işlemleri kişilere bağlı kalan veya bordro ve özlük kayıtları dağınık olan işletmeler için uygundur. Mevcut İK ekibi bulunan şirketlerde de süreç revizyonu ve sistem standardizasyonu yapılabilir.

Evet. Önce mevcut çalışan, organizasyon, görev, bordro, özlük, izin, devam ve yönetici onay yapısı incelenir. Ardından İK departmanının sorumlulukları, görev tanımları, süreç kataloğu, temel prosedürler, raporlama düzeni ve dijital geçiş adımları kurulum planına dönüştürülür.

Evet. Mevcut İK ekibinin kullandığı formlar, dosyalar, onay alışkanlıkları, yazılı olmayan uygulamalar, veri kaynakları ve yönetim beklentileri birlikte incelenir. İşleyen bölümler korunur; tekrar, belirsizlik, yetki çakışması ve kontrol eksikliği oluşturan noktalar yeniden tasarlanır.

İşe alım ve işe giriş, onboarding, izin, devamsızlık, PDKS ve puantaj, performans, eğitim, ücret ve yan hak, terfi, görev değişikliği, disiplin, avans, fazla mesai, özlük dosyası, zimmet, çalışan iletişimi, işten ayrılış ve yönetici onay prosedürleri kapsam ihtiyacına göre hazırlanabilir.

Evet. Departmanların görev alanları, pozisyonların amacı, temel sorumlulukları, yetki sınırları, raporlama ilişkileri, iş çıktıları ve gerekli yetkinlikleri belirlenir. Organizasyon şeması yalnızca görsel bir çizim olarak değil, görev ve karar akışını açıklayan yaşayan bir yönetim aracı olarak tasarlanır.

Yetki matrisi; bir işlemi kimin başlattığını, kimin kontrol ettiğini, kimin onayladığını, kimlerin bilgilendirildiğini ve hangi kaydın tutulduğunu netleştirir. İzin, işe alım, ücret değişikliği, fazla mesai, avans, disiplin ve işten ayrılış gibi süreçlerde gecikme ve yetki karmaşasını azaltmaya yardımcı olur.

Çalışan el kitabında şirket kültürü, çalışma düzeni, iletişim kuralları, işe giriş ve onboarding, izin ve devam, performans, ücret ve yan haklara ilişkin genel çerçeve, iş sağlığı ve güvenliği, disiplin, bilgi güvenliği, başvuru kanalları ve işten ayrılış adımları şirket politikasına göre açıklanabilir. Hukuki metinler ayrıca ilgili uzmanlıkla kontrol edilmelidir.

Çalışanın işe girişinden ayrılışına kadar tutulması gereken belgeler, belge sorumluları, erişim yetkileri, güncelleme zamanı, eksik evrak kontrolü, fiziksel veya dijital arşiv yöntemi ve saklama düzeni tanımlanır. Amaç kişisel veriyi gereksiz çoğaltmadan, yetkili ve izlenebilir bir kayıt düzeni kurmaktır.

Evet. Şirketin rol ve hedef yapısına göre performans görüşmesi, KPI, yetkinlik, geri bildirim ve gelişim düzeni tasarlanabilir. Ücret sistemi ise pozisyon, sorumluluk, bütçe, piyasa karşılaştırması ve yan hak yapısıyla birlikte ele alınır; çalışan kayıtlarına uygulanacak kararlar şirket onayı ve yetkili süreçlerle yürütülür.

SEA Panel; çalışan ve personel kartları, organizasyon ve kadro görünümü, işe giriş-çıkış, PDKS ve puantaj, izin, devamsızlık, bordro, sözleşme, performans, eğitim, yetki, onay ve raporlama süreçlerinin dijital takip katmanı olarak kullanılabilir. Hangi modüllerin açılacağı şirketin kapsamına ve yetki modeline göre belirlenir.

Geçiş planı; mevcut kayıtların korunması, veri eşleştirme, yetkilendirme, test, pilot kullanım ve kullanıcı kabul adımlarıyla tasarlanmalıdır. Amaç mevcut personel, puantaj, izin ve bordro kayıtlarını silmek değil; doğru veri yapısı içinde kontrollü ve izlenebilir biçimde kullanmaktır.

Çalışan sayısı, kadro doluluk, işe giriş-çıkış, açık pozisyon, işe alım süresi, devir, devamsızlık, izin, fazla mesai, PDKS, bordro ve işveren maliyeti, performans, eğitim ve çalışan deneyimi gibi göstergeler yönetimin ihtiyacına göre raporlanabilir. SEA AI, yetkili kapsamda salt okunur yönetici özeti üretecek şekilde konumlandırılabilir.

Süre; çalışan sayısı, lokasyon, şirketin mevcut İK ekibi, veri düzeni, hazırlanacak prosedür sayısı, yöneticilerin katılımı ve SEA Panel geçiş kapsamına göre değişir. Başlangıçta mevcut durum ve kritik açıklar çıkarılır; ardından hızlı kazanımlar, temel kurulum ve dijitalleşme fazları için uygulanabilir takvim hazırlanır.

İletişim formunda çalışan sayınızı, lokasyonlarınızı, sektörünüzü, mevcut İK yapınızı ve en çok zorlandığınız süreçleri paylaşabilirsiniz. Seaacademy İK ekibi; kurulum kapsamını, öncelikleri, gerekli verileri, teslimatları, SEA Panel modüllerini ve uygulama takvimini birlikte netleştirir.